Situação dos documentos

Situação dos documentos

Em Elaboração

Documentos ainda não finalizados. Nesta situação podem ser editados ou excluídos, recebem uma numeração temporária, indicando sua condição de rascunho, ainda EM ELABORAÇÃO. Na condição temporária, os documentos recebem uma numeração TMP, por exemplo: TMP-3456781.

Revisar

Nesta situação, encontram-se os expedientes EM ELABORAÇÃO ou PENDENTE DE ASSINATURA.

Como Revisor

Nesta situação encontra-se os documentos que no qual a pessoa tem o perfil de revisor definido. Após a assinatura do documento a definição de perfil é cancelada automaticamente pelo sistema e a pessoa deixa de ser revisor.

Pronto para Assinar

Nesta situação encontra-se os documentos que foram solicitados para assinatura por alguém. Tem como público alvo pessoas que assinam muitos documentos e que não querem assinar documentos que ainda em elaboração ou que já foram finalizados mas carecem de algum tipo de revisão. A pessoa que solicita assinatura para ex. André precisa pedir a autorização para a movimentação “Solicitar Assinatura” para documentos cujo subscritor é o André.

Como Gestor

Nesta situação encontra-se documentos que no qual a pessoa tem o perfil de gestor definido.

Como Subscritor

A situação COMO SUBSCRITOR apresenta os documentos nos quais o usuário esteja cadastrado como subscritor.

Pendente de Assinatura / Despacho Pendente de Assinatura

Documentos que foram finalizados e aguardam assinatura. Nessa situação, os documentos digitais ainda podem ser editados.

Caixa de Entrada (Digital)

Documentos digitais transferidos para a matrícula ou lotação da qual o usuário faz parte. Após serem recebidos, os documentos passarão para a situação AGUARDANDO ANDAMENTO.Os documentos digitais, ao serem abertos no SIGA-Doc, tem o evento RECEBIMENTO realizado de forma automática, diferentemente dos documentos físicos que, para que sejam recebidos, é necessário que se abra o documento e selecione a opção RECEBER.

A Devolver (Fora do Prazo)

Indica a existência de documento a ser devolvido, além de sinalizar que este se encontra fora do prazo de devolução estabelecido pelo remetente. No exemplo abaixo, existe 1(um) documento com o prazo de devolução expirado:

Ao clicar no indicador numérico na coluna ATENDENTE ou LOTAÇÃO, o usuário é direcionado para a tela seguinte, que apresenta detalhes do documento

Para visualizar o documento, basta clicar no seu número.

Aguardando Devolução (Fora do Prazo)

Indica os documentos que não foram devolvidos dentro do prazo estabelecido.

O Sistema permite que o usuário, ao criar ou tramitar um documento, estabeleça um prazo para sua devolução. i.e., ao receber o documento, o destinatário é informado que há prazo para devolver o documento.

Após indicar o prazo de devolução, clique em OK para gravar a informação.

Para verificar a situação em que se encontra o documento, o usuário deve clicar no ícone VER MAIS, conforme imagem abaixo.

O Sistema direciona, então, o usuário para a tela seguinte, onde é exibido o prazo assinalado para devolução, bem como a quantidade de dias em que o documento se encontra na situação AGUARDANDO ANDAMENTO:

Aguardando Andamento

Nesta situação, os documentos recebidos na lotação, ou pelo atendente, e os documentos novos que já tenham sido assinados aguardam alguma ação por parte do usuário.

Esses documentos não podem mais ser excluídos ou refeitos, e estão prontos para serem transferidos, despachados ou arquivados.

Dependendo do nível de acesso, esses documentos ficam disponíveis para serem visualizados por outras lotações.

Como Interessado

Apresenta a relação de documentos em que o usuário tenha sido marcado como Interessado. (Ver também item 1.8.8 – Definir Marcador)

Transferido / Transferido (Digital)

Documentos que foram transferidos e aguardam recebimento pela lotação de destino.

Para acessar o documento, o usuário deve clicar no indicador numérico na coluna ATENDENTE ou LOTAÇÃO.

Após o recebimento pelo destinatário, a situação do documento não será mais exibida para o remetente.

Sobrestado

Nesta situação, encontra-se o documento que sofreu uma suspensão temporária, aguardando uma ação que lhe dê continuidade. (Ver também item 1.8.20 Sobrestar)

Arquivo Corrente

Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

No SIGA-Doc os documentos arquivados no arquivo corrente, via de regra, já cumpriram sua função e a razão pela qual foram criados. Os documentos arquivados no arquivo corrente podem ser desarquivados na lotação que os arquivou e podem ganhar novos trâmites se necessário. Mantém-se no arquivo corrente os documentos que precisam cumprir o prazo estabelecido pelo Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) na fase respectiva. Após o prazo legal de guarda deverá ser avaliado para definir a sua destinação, guarda intermediária ou permanente.

São exibidos no Quadro de Expedientes e Processos Administrativos os documentos que se encontram arquivados na matrícula do ATENDENTE ou na LOTAÇÃO.

O quadro abaixo exibe a relação dos documentos que se encontram arquivados em uma determinada lotação.

Os documentos, mesmo quando arquivados, continuam disponíveis para consulta. Caso haja necessidade de movimentá-los novamente, será necessário solicitar o seu desarquivamento na respectiva lotação.

A Receber (Físico)

​Nesta situação encontram-se os documentos físicos que foram enviados para a lotação do destinatário. Uma vez recebidos, os documentos passam para a situação AGUARDANDO ANDAMENTO.​

Observe que os dados referentes aos documentos físicos, bem como a tela do sistema, são exibidos na cor laranja.

O sistema permite que usuário visualize o documento físico sem recebê-lo. Para confirmar o recebimento, basta clicar no ícone Receber.

O documento físico só deve ser recebido no sistema quando for entregue no setor de destino com o respectivo protocolo emitido pelo SIGA-Doc.

​Ao Remetente é permitido desfazer a transferência do documento desde que o destinatário ainda não tenha confirmado o seu recebimento.