Workflow

Criar um novo diagrama

Vamos descrever o passo a passo para criar um fluxo bem simples no módulo de workflow do SIGA, utilizando recursos básicos do módulo.

Para esse passo a passo, vamos utilizar o fluxo abaixo como exemplo:

1 – Entre no módulo de workflow (Menu / Módulos / Workflow):

2 – Selecione a opção Cadastro de diagramas (Ferramentas / Cadastro de diagramas):

3 – Será a apresentada a lista de diagramas que já foram criados. Clique no botão “Novo Diagrama”

4 – Preencha os dados básicos do diagrama, incluindo as respectivas permissões de acesso.

Nome: Denominação do diagrama; Descrição: Breve descrição do diagrama;

Acesso para editar: Define quem poderá realizar mudanças no diagrama. Já vem pré-defindo como todas as pessoas da lotação responsável pelo diagrama. Altere se necessário;

Acesso para iniciar: Define quem poderá iniciar a execução do fluxos baseados no diagrama. Já vem pré-definido como Público (qualquer pessoa). Altere se necessário;

Lotação responsável: Lotação da unidade responsável pelo diagrama;

Pessoa Responsável: Lotação da pessoa responsável pelo diagrama;

Tipo de Principal: Indica se o procedimento estará orquestrando o trâmite de um documento, solicitação, conhecimento ou outro tipo de entidade dentro do Siga. Utilize a opção 'Nenhum' para gerar um procedimento apenas de workflow;

Vínculo com o Principal: Quando o workflow é relacionado a um principal, indica se o relacionamento é opcional ou obrigatório e também se o principal pode estar relacionado a outros fluxos, ou se é exclusivo deste procedimento. No caso do disparo de procedimentos filhos, o diagrama do filho não pode ter vínculo exclusivo;

5- Para fins de criação do novo diagrama no sistema, podemos ignorar os eventos de decisão, conforme abaixo e considerar somente as tarefas e setas remanescentes.

No sistema, cada caixa do fluxo é representada por uma "tarefa" e cada seta é representada por um "desvio".

Então, nesse exemplo, a criação do diagrama se resume a criar as tarefas do fluxo e seus respectivos desvios, conforme identificação abaixo:

Tarefas: 1, 2, 3, 4, 5 e 6

Desvios: 1.1, 2.1, 2.2, 2.3, 3.1, 4.1, 5.1, 6.1

6 - Vamos inicialmente criar as 6 tarefas do fluxo. Para isso, basta clicar 6 vezes no botão de adicionar tarefa (+Tarefa) e depois preencher os respectivos títulos de cada uma, conforme abaixo

Repare que o diagrama do fluxo que está sendo criado é exibido no lado direito. O sistema já insere automaticamente os eventos de Inicio de Fim. Não sendo definido um desvio para cada tarefa, o sistema automaticamente considera que a tarefa seguinte é a próxima da lista, o que vamos ajustar posteriormente.

Se preferir, crie apenas uma tarefa de cada vez, seguindo a sequência do fluxo desejado, realizando a parametrização de cada uma, conforme passos seguintes, antes de criar a tarefa seguinte.

7 - Para esse fluxo de exemplo, vamos trabalhar apenas com tarefas do tipo "Tarefa de usuário" (denominada como "Formulário" em versões anteriores do sistema), que representam uma tarefa a ser executada pelo usuário. Selecione então o tipo "Tarefa de usuário" em todas as tarefas, preenchendo também a respectiva unidade responsável pela execução tarefa, conforme abaixo

8 - Agora que todas as tarefas já foram criadas, vamos criar os respectivos desvios. Adicione 3 desvios na tarefa 2, utilizando o botão "+Desvio", informando os respectivos títulos e a tarefa de destino do desvio, conforme abaixo.

Com isso foram criados os desvios 2.1, 2.2 e 2.3 previstos no fluxo.

9 - Para finalizar, vamos inserir os desvios 3.1, 4.1 e 5.1 nas respectivas tarefas, conforme abaixo:

10 - Pronto, o diagrama do nosso fluxo de exemplo está finalizado. Não foi necessário criar os desvios 1.1 e 6.1, pois a próxima tarefa desses desvios já é a tarefa seguinte constante da lista de tarefas

Para esse exemplo, utilizamos apenas um tipo de tarefa (Tarefa de usuário) e um tipo de responsável pela tarefa (Lotação), mas o sistema oferece diversas opções, conforme detalhamento abaixo:

Tipos de tarefas

Para esse exemplo, utilizamos apenas um tipo de tarefa (Formulário) e um tipo de responsável pela tarefa (Lotação), mas o sistema oferece diversas opções, conforme detalhamento abaixo:

Tipos de tarefas que podem ser utilizadas no diagrama:

Tipo de tarefa	Descrição	Forma de avançar
Tarefa de usuário	Aguarda o usuário realizar uma tarefa	Após o usuário clicar no botão de Prosseguir ou nos botões definidos (Desvios definidos no formulário)
Desvio automático	Define a próxima tarefa a ser executada com base em regra pré-definida.	Automática, após aplicação da regra pelo sistema
Enviar E-mail automático	Envia um email para o destino previamente informado.	Automática, após envio do email pelo sistema
Script	Tarefa de uso exclusivo da área de TI, visando a execução de rotinas programadas	Automática, após execução da rotina pelo sistema
Iniciar Procedimento	Cria um procedimento filho e aguarda sua conclusão antes de prosseguir	Automática, após a finalização do procedimento filho
Criar Documento	Cria automaticamente um novo documento com base no modelo de texto padrão definido (Preenchimento automático)	Após o critério definido na parametrização da tarefa
Principal: Aguardar assinatura	Aguarda a assinatura do documento principal. Utilizada quando o fluxo é iniciado antes do documento vinculado ao mesmo estar assinado e o fluxo não deve avançãr antes da assinatura..	Após o usuário assinar o doc principal
Principal: Aguardar Juntada	Aguardar a inclusão de um documento no documento principal (Juntada)	Após o usuário juntar o documento
Principal: Incluir cópia	Junto uma copia de um documento existente no SIGA no documento principal	Automática, após a juntada realizada pelo sistema
Principal: Autuar	Cria um processo e autua o documento corrente nele, depois troca o principal para ser o processo	Automática. Pode ser escolhido se aguardará a assinatura do processo ou se aguardará a juntada do documento filho
Principal: Tramitar	Realiza a tramitação automática do documento principal para o destino definido.	Automática, após o registro da tramitação pelo sistema
Principal: Arquivar	Realiza o arquivamento do documento principal	Automática, após o registro do arquivamento pelo sistema
Principal: Incluir Auxiliar	Aguarda a inclusão de um arquivo auxiliar	Automática, após a inclusão

Tipos de responsável por tarefa

Para esse exemplo, utilizamos apenas um tipo de tarefa (Formulário) e um tipo de responsável pela tarefa (Lotação), mas o sistema oferece diversas opções, conforme detalhamento abaixo:

Tipos de tarefas que podem ser utilizadas no diagrama:

Tipo de responsável	Descrição
Pessoa	Quando a tarefa deve ser executada por uma pessoa pré-determinada (pessoa fixa)
Lotação	Quando a tarefa deve ser executada por qualquer pessoa de uma unidade pré-determinada (lotação fixa)
Tabelado	Quando um mesmo diagrama é utilizado por diferentes Órgãos e cada Órgão tem um executor específico para a tarefa (Criar previamente a relação de executores de cada Órgão pelo menu Ferramenta/Cadastro de responsáveis.
Procedimento: Titular	Quando a tarefa deve ser executada pela pessoa que iniciou o procedimento
Procedimento: Lotação do Titular	Quando a tarefa deve ser executada por qualquer pessoa da mesma unidade da pessoa que iniciou o procedimento.
Principal: Cadastrante Principal: Lotação do Cadastrante Principal: Titular Principal: Lotação do Titular Principal: Subscritor Principal: Lotação do Subscritor Principal: Destinatário Principal: Lotação do Destinatário Principal: Gestor Principal: Lotação do Gestor Principal: Fiscal Técnico Principal: Lotação do Fiscal Técnico Principal: Fiscal Administrativo Principal: Lotação do Fiscal Administrativo Principal: Interessado Principal: Lotação do Interessado Principal: Interessado Principal: Lotação do Autorizador Principal: Interessado Principal: Lotação do Revisor Principal: Interessado Principal: Lotação do Liquidante	Define o responsável a partir das informações e perfis que constam do documento principal vinculado ao procedimento.

Iniciar a execução de um Procedimento

- Para iniciar a execução de um diagrama previamente criado, entre no menu "Procedimentos/Iniciar" do módulo de workflow e clique no fluxo desejado.

Para iniciar um fluxo vinculado a um documento, digite o número do documento desejado. Caso o fluxo precise ser iniciado a partir de uma tarefa diferente da primeira, selecione a tarefa desejada

Um diagrama também pode ser iniciado automaticamente a partir da criação de um documento específico. Basta que o modelo do documento tenha sido criado prevendo essa possibilidade, acrescentando o trecho de código de exemplo abaixo:

Para iniciar o procedimento após a finalização do documento: [@finalizacao] [#assign cria = func.criarWorkflow('ÓRGÃO-DP-2022/00010',doc,cadastrante,titular,lotaCadastrante,lotaTitular) /] [/@finalizacao]

Para iniciar o procedimento após a assinatura do documento: [@assinatura] [#assign cria = func.criarWorkflow('ÓRGÃO-DP-2022/00010',doc,cadastrante,titular,lotaCadastrante,lotaTitular) /] [/@assinatura]

Substituir, no trecho acima, o número do diagrama do exemplo (ÓRGÃO-DP-2022/00010), pelo número do digrama que deverá ser iniciado automaticamente após assinatura do documento.

Cada inicio de digrama gera um novo Procedimento, identificado no sistema pela sigla WF (Exemplo: ORGÃO-WF-2022/00001)

Executando uma tarefa

Quando uma tarefa é atribuída a uma unidade ou pessoa, ao chegar o momento de sua execução, ela é automaticamente exibida no quadro quantitativo, conforme exemplos abaixo.

Para começar a executar uma tarefa, basta clicar no número do documento vinculado ou no nome da tarefa.

Clicando no número do documento, o mesmo será aberto pelo sistema.

Quando a tramitação de um documento está sendo orquestrada pelo módulo de workflow, a tarefa corrente, a ser executada, é exibida acima do documento, conforme exemplo abaixo.

Nesse caso o usuário deve verificar o conteúdo do quadro da tarefa para verificar o que precisa ser feito.

As seguintes informações são exibidos no quadro de tarefas

1 - Número do procedimento que está em execução. O procedimento é específico do documento que está tramitando. Outro documento em tramitação com base no mesmo diagrama de processo, terá outro número de procedimento vinculado.

2 - Nome do Diagrama que está sendo executado, definido no momento em que o Diagrama foi criado.

3 - Nome da Tarefa do diagrama que está em execução.

4 - Área destinada a informações sobre a execução da tarefa, onde o usuário pode verificar o que que precisa ser feito.

Clicando no nome da tarefa no quadro quantitativo, ao invés de abrir o documento vinculado, o sistema exibirá o procedimento em execução, conforme tela abaixo:

O quadro da tarefa em execução é exibido tanto na tela de consulta do procedimento (Item 2 da imagem acima), como na tela de consulta do respectivo documento vinculado.

É possível alternar entre a tela de consulta do documento e a tela de consulta do procedimento a qualquer momento, clicando no número do documento ou no número do procedimento, conforme o caso.

A tela de consulta do Procedimento possui os seguintes elementos, conforme indicação numérica na imagem:

1 - Botões com as operações permitidas para o procedimento.

2 - Quadro com a tarefa em execução.

3 - Diagrama do procedimento em execução, com a tarefa atual destacada em azul.

4 - Conhecimento com o passo a passo para execução da tarefa, podendo ser atualizado pelo executor da tarefa.

5 - Histórico do andamento do procedimento, exibindo as informações sobre a transição entre tarefas.

6 - Valor das variáveis geradas ao longo da execução do procedimento. As variáveis podem ser exibidas em tarefas do tipo formulário, para preenchimento ou consulta pelo usuário. Também podem ser inseridas em modelos de texto padrão, a serem gerados automaticamente por tarefas do tipo Criar Doc.

Também estão disponíveis algumas informações gerais sobre o procedimento e o tempo em que a tarefa aguarda para ser executada.

Tarefas do tipo "Tarefa de usuário" só prosseguem após o usuário clicar em um dos botões disponíveis no quadro de tarefas, conforme exemplo abaixo (Botão Prosseguir):

Em geral só devem ser realizadas tramitações manuais de documentos orquestrados pelo workflow em situações de exceção, para destinos diferentes do previsto no diagrama.

Se o próximo destino do documento já é o previsto no diagrama, a tramitação será feita de forma automática pelo sistema, após a conclusão, pelo usuário, da tarefa pendente.