Movimentação de documentos

Resumo do Processo de Criação e Movimento de Documentos

Novo Documento

Todo novo documento recebe inicialmente um número temporário (TMP) e, até que seja finalizado, é exibido no quadro de documentos nas situações EM ELABORAÇÃO e REVISAR. Documentos nessas situações permitem as seguintes ações: ANEXAR, ASSINAR, DEFINIR MARCADOR, DEFINIR PERFIL, DUPLICAR, EDITAR, EXCLUIR, FINALIZAR, INCLUIR COSSIGNATÁRIO, VER DOSSIÊ, VER IMPRESSÃO e VER MAIS. Uma vez finalizados, os documentos ganham uma numeração definitiva e passam para a situação PENDENTE DE ASSINATURA até que sejam assinados. Nesta situação, são permitidas as seguintes ações: ANEXAR, ANOTAR, ASSINAR, CRIAR VIA, DEFINIR MARCADOR, DEFINIR PERFIL, DUPLICAR, EDITAR, INCLUIR COSSIGNATÁRIO, INCLUIR CÓPIA, INCLUIR DOCUMENTO, REDEFINIR ACESSO, REFAZER, VER DOSSIÊ, VER IMPRESSÃO, VER MAIS e VINCULAR.

• Nas vias adicionais que, porventura, tenham sido criadas, são permitidas as seguintes ações: ANEXAR, ANOTAR, APENSAR, ARQUIVAR CORRENTE, DEFINIR MARCADOR, DEFINIR PERFIL, DUPLICAR, INCLUIR CÓPIA, INCLUIR DOCUMENTO, JUNTAR, REDEFINIR ACESSO, SOBRESTAR, TRAMITAR, VER DOSSIÊ, VER IMPRESSÃO, VER MAIS e VINCULAR.

• A criação de vias só é recomendada nos casos em que esta seja considerada extremamente necessária. Convém ressaltar que cada uma dessas vias seguirá como um documento totalmente independente dos demais.

• Caso necessite encaminhar o mesmo documento para mais de uma lotação ou usuário ao mesmo tempo, dê preferência ao Trâmite Paralelo, que evita a criação de vias desnecessárias.

A numeração definitiva obedece ao padrão: ÓRGÃO INTEGRADO – SIGLA DA ESPÉCIE DOCUMENTAL – ANO DE PRODUÇÃO/NUMERAÇÃO SEQUENCIAL (Ex.: TRF2-PAR-2018/00424)

Movimentação de Documentos

Somente documentos assinados podem ser movimentados. Os arquivos anexados aos documentos digitais também devem ser autenticados e, em alguns casos, também assinados. Caso contrário, o documento principal não será movimentado. Os documentos físicos pendentes de recebimento são apresentados no Quadro de documentos na situação: A RECEBER (Físico) - do destinatário; e TRANSFERIDO – do remetente Os documentos eletrônicos, enquanto não recebidos, encontram-se no Quadro de Documentos na situação: CAIXA DE ENTRADA (Digital) – do destinatário; e TRANSFERIDO (Digital) – do remetente Uma vez recebidos, os documentos físicos ou eletrônicos saem da situação A RECEBER FÍSICO e CAIXA DE ENTRADA DIGITAL, respectivamente, e passam para a situação AGUARDANDO ANDAMENTO, quando são possíveis as seguintes ações: ANEXAR, ANOTAR, APENSAR, ARQUIVO CORRENTE, AUTUAR, CRIAR VIA, DEFINIR MARCADOR, DEFINIR PERFIL, DUPLICAR, INCLUIR CÓPIA, INCLUIR DOCUMENTO, JUNTAR, REDEFINIR ACESSO, SOBRESTAR, TRAMITAR, VER DOSSIÊ, VER IMPRESSÃO, VER MAIS e VINCULAR.

Fluxo básico de criação e movimentação dos documentos