Introdução

O SIGA é um sistema Open Source desenvolvido pela Justiça federal da 2ª Região e atualmente mantido de forma colaborativa por diversos Órgãos e Instituições. Saiba mais em linksiga.trf2.jus.br

MÓDULO DOCUMENTOS - SIGA-DOC

DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Objetivo

Este manual tem por objetivo descrever as principais funcionalidades de produção, tramitação, controle e busca de documentos (expedientes e processos administrativos) no SIGA-DOC.

Página de Login

Para identificação do usuário é necessário digitar o CPF ou o login de identificação utilizado no Órgão:

Usuário: CPF ou login utilizado no Órgão.

Senha: preencher com a senha pessoal.

Dependendo da configuração adotada pelo Órgão, usuários novos, servidores e estagiários que ainda não tenham acessado o SIGA devem, no primeiro acesso, selecionar a opção:

1) Sou um novo usuário: Na janela exibida selecionar o Método 1.

Matrícula: Preencher com login utilizado no Órgão;

CPF: Preencher com o CPF.

Obs: a senha será enviada para o e-mail cadastrado na matrícula informada.

2) Esqueci minha senha: será apresentada a mesma tela anterior (imagem 2), solicitando a matrícula e o CPF. A nova senha será enviada para o mesmo e-mail cadastrado na matrícula.

Acesso pela conta Gov.br

O acesso ao sistema pode ser realizado, também, por meio da conta Gov.br

Ao acessar o SIGA-DOC pela primeira vez utilizando sua conta gov.br, o sistema criará, automaticamente, um cadastro de Usuário Externo (UE).

Observação: Acessando-se o sistema com o perfil de usuário externo (UE), caso não tenha cadastro anterior realizado diretamente pelo órgão, a página inicial do sistema mostrará a Mesa Virtual, onde serão exibidos os documentos aos quais o usuário poderá ter acesso, nos quais está cadastrado como subscritor ou aqueles em que foi definido o perfil de interessado (Acompanhando) para que possa visualizá-los.

Será possível, também, cadastrar documentos, caso haja modelos disponíveis para o perfil de usuário externo.

Página inicial – Controle de Documentos

Após efetuar o login no sistema, a página inicial será apresentada, identificando, no canto superior direito da tela, o usuário e a lotação em que se encontra lotado ou substituindo.

Na página inicial, serão exibidos, por situação em que se encontram, todos os documentos relacionados ao atendente e à lotação na qual o usuário esteja logado naquele momento.

Obs: no SIGA, um usuário pode atuar como substituto de vários órgãos ou matrículas (ver tópico Substituição).

Encontram-se na página inicial o Quadro de Expedientes e o Quadro de Processos Administrativos.

Entende-se por expediente todo documento único ou avulso que pode tramitar sozinho ou vir a formar um dossiê, ser juntado ou dar origem a um processo. Ex.: Carta, Memorando, Ofício, Parecer, etc.

Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por ação, evento, pessoa, lugar, projeto, que constitui uma unidade.

Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade.

Atendente: esta coluna apresenta todos os documentos que estão diretamente relacionados à matrícula do usuário logado.

No exemplo da imagem acima, existem 32 (trinta e dois) expedientes que estão sendo elaborados sob uma determinada matrícula (Em Elaboração), 1 (um) Despacho Pendente de Assinatura, entre outros.

Lotação: esta coluna apresenta todos os documentos que estão na lotação em que o usuário se encontra logado, incluindo aqueles relacionados na coluna Atendente, já que o atendente é uma das matrículas integrantes da lotação.

Ainda no exemplo da imagem acima, existem 4 (quatro) processos AGUARDANDO ANDAMENTO na lotação, 2(dois) processos transferidos, entre outros.