Processos
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Os processos são criados como documentos INTERNO PRODUZIDO. Para autuar um processo deve-se identificar o subscritor, selecionar o tipo do processo, preencher o campo DESCRIÇÃO, finalizar e assinar. Essa operação criará a capa do processo na qual será juntado o documento gerador do processo, como, por exemplo, um requerimento, uma solicitação, ou outros documentos necessários à sua formação. O subscritor do processo deve ser a autoridade competente para instaurar cada um dos tipos processuais existentes no Siga-Doc.
Os tipos de processos mais utilizados no SIGA-DOC são: Processo de Execução Orçamentária e Financeira – EOF Tem por finalidade registrar e acompanhar as licitações e a execução de contratos de serviços, de materiais e de equipamentos no âmbito da Justiça Federal da 2ª Região Processo de Pessoal – PESTrata de assuntos relativos aos servidores, tais como averbação de tempo de serviço, participação em treinamento externo, progressão anual, etc. Processo de Outros Assuntos Administrativos – ADM Autuação que trata de questões administrativas de rotina que não sejam atendidas nos processos de EOF e PES, tais como processos de sindicância, diárias e passagens, além de outros.
Subprocesso ou Documento Filho é considerado "filho" do processo principal. Os subprocessos são adotados para dar celeridade às rotinas de pagamentos de notas fiscais, aditamentos contratuais, etc. Por meio do subprocesso, é possível dividir o conjunto principal (documento-pai), em subconjuntos com independência de movimentação. Exemplo: um processo do tipo EOF, cujo objeto seja a contração de serviços a serem prestados de forma continuada. Enquanto, no processo principal (Documento-Pai), ficam os contratos e os aditamentos, no Subprocesso (Documento-Filho), ficam as notas fiscais e seus pagamentos. Dessa forma, o processo principal (documento-pai) pode ser enviado, por exemplo, para área de Contratos para trâmites de aditamento contratual, e o subprocesso (documento-filho) para área responsável pelo pagamento de notas fiscais. É importante lembrar que o subprocesso, apesar de ser parte integrante do processo principal, é considerado um documento INDEPENDENTE, com tramitação própria. Caso seja necessário, pode-se apensá-lo ao processo principal para que tramitem juntos. Além disso, o processo principal e o subprocesso podem ter um ou mais volumes. Volume é um conjunto de documentos agrupados de acordo com a capacidade do dispositivo disponível para sua formação. Em outras palavras, tão logo o volume atinja um certo tamanho que dificulte a manipulação de seu conteúdo, este é encerrado, ensejando a abertura de novo volume. No Siga-Doc , os volumes são encerrados automaticamente quando atingem o número de 1000 folhas.
