FAQ
DÚVIDAS FREQUENTES
Arquivo auxiliar - para que serve? Como utilizar?
O arquivo auxiliar tem por objetivo substituir o e-mail no trâmite de documentos do SIGA-Doc, não fazendo, entretanto, parte do expediente ou processo.
Por meio da funcionalidade Arquivos Auxiliares, é possível inserir, no SIGA-Doc, documento no formato original, equivalente ao que foi inserido em PDF, possibilitando, assim, a edição do arquivo original pelo destinatário e a inserção de nova versão, em PDF, no dossiê do documento.
O arquivo auxiliar poderá ser retirado pelo botão “Desfazer Anexação de Arquivo Auxiliar” ou “Cancelar” a qualquer momento. No entanto, somente o usuário que incluiu ou os colegas da mesma lotação conseguirão realizar a ação.
ATENÇÃO: essa funcionalidade não deve ser utilizada para instrução de processos ou documentos, visto que o arquivo auxiliar não faz parte do documento ou processo e pode ser excluído a qualquer tempo e, por isso, os arquivos auxiliares não aparecem na visualização do processo como dossiê.
Banco de Dados - Qual o banco de dados do sistema?
O sistema pode utilizar o Oracle ou o MySql. A administração do BD e acesso as respectivas informações é exclusiva do ente.
Como acessar o sistema
Para acessar o sistema, abra o navegador de internet e digite o endereço do sistema do seu Órgão.
No campo “Usuário”, digite o login e, no campo “Senha”, a senha. Clique no botão “Entrar”.
Recomenda-se a utilização do navegador Google Chrome. Tanto o número de matrícula quanto a senha são gerados previamente pelo sistema e enviados por e-mail a todos os usuários. Caso não os tenha recebido, procure o administrador local de seu órgão/unidade.
Como se dá o acesso aos documentos quando o usuário muda de lotação?
Assim que for efetuada a alteração de lotação do usuário no sistema, o sistema será atualizado e o usuário terá acesso aos documentos de sua nova lotação e, consequentemente, perderá acesso aos documentos de sua lotação anterior, exceto aos documentos pessoais. As unidades superiores até 2 níveis acima da unidade que se pretende ter acesso poderão prover o cadastro de substituição. Aplica-se a unidades já extintas e novas unidades.
Customização do sistema - Os entes que utilizam o sistema têm liberdade para customizar o sistema?
Cada ente pode implementar novas funcionalidades. O Tribunal sugere a melhor forma de implementá-las, de forma que possam ser incorporadas a versão disponível para todos os Órgãos.
O sistema evolui de forma colaborativa. Existe um fórum (Comitê Interinstitucional), onde são postadas propostas de novas implementações, para que outros Órgãos possam contribuir com sugestões.
Mantemos uma lista das melhorias sugeridas por todos e cada Órgão pode implementar as que tiverem interesse em priorizar.
Data e numeração dos documentos
A fim de evitar dúvidas ou inconsistências quanto à vigência dos documentos, o sistema passou a reprocessar as datas dos documentos já finalizados, no momento em que estes são assinados, de forma que a data exibida no documento passe a ser a mesma data da efetivação da assinatura.
No entanto, o ano e a numeração sequencial do documento, composta de SIGLA DO ÓRGÃO-SIGLA DO DOCUMENTO-ANO/NÚMERO SEQUENCIAL (Exemplo JFRJ-MEM-2023/00025) permanecem os mesmos, ainda que o documento seja finalizado em um ano e assinado no ano seguinte; somente a data de assinatura e data do documento serão do ano subsequente.
Dessa forma, a fim de manter a coerência entre a numeração e a data de assinatura, é adequado que o documento já finalizado em um ano e que não tenha sido assinado até o último dia do ano, seja refeito, utilizando-se o botão “Refazer”, para que o documento ainda pendente de assinatura seja cancelado e seja gerado um novo documento, no qual constará numeração equivalente ao ano em que será assinado
Documentos alterados/cancelados/revogados - como identificá-los no sistema
É possível informar os documentos que foram alterados / revogados / cancelados por outro documento dentro do sistema, utilizando-se a funcionalidade "Vincular"./
Os três vínculos criam uma movimentação no sistema e mostram, ao lado da visualização de um documento, qual tipo de vínculo foi criado, além de exibir a vinculação correspondente também na lista de movimentações do SIGA. Veja como criar a vinculação no Manual do SIGA
Estagiários e contratados podem ter acesso ao SIGA-DOC?
O sistema permite o cadastramento de estagiários e contratados, cabendo ao Órgão deliberar quanto a inclusão dos mesmos no sistema. Para tanto, é necessário realizar procedimento normal de cadastro, acessando o link “Sou um novo usuário” na tela principal do SIGA.
Exclusão de documentos. Os documentos podem ser alterados ou excluídos após a tramitação?
Nenhum documento pode ser alterado ou excluído após assinatura. Somente pode ser cancelado, mantendo-se o registro no sistema.
Impressão de processos. É possível realizar a impressão capa a capa do processo (capa do processo, histórico de tramitação e anexos)?
Sim. O sistema permite a impressão de todo o processo.
O que é a Mesa Virtual?
A mesa virtual exibe os documentos que o usuários recebe e produz. Esses documentos estão separados por seções, como: caixa de entrada, aguardando andamento, pendente de assinatura etc. Os detalhes do documento aparecem em cinco colunas: o tempo decorrido desde sua criação, seu número, sua descrição, sua origem e sua situação. No topo da tela, está o logo “Sem Papel”, que possibilita voltar para a “Mesa virtual”.
É nesta tela que você pode criar documentos, realizar pesquisas, acessar o manual, os tutoriais e demais funcionalidades do sistema.
Plano de Trabalho para implantação do sistema - qual a estimativa de prazo para realização do go-live?
O plano de trabalho prevê o inicio da produção em cerca de 103 dias após a assinatura do contrato. A redução desse prazo depende principalmente das atividades abaixo, de responsabilidade do Órgão que está implantando o sistema.
Item 3 (Instalação) - Tempo necessário para o Órgão instalar e disponibilizar o sistema em ambiente de homologação/treinamento. O Tribunal oferece um versão em docker do produto para os Órgãos interessados, o que pode agilizar essa etapa.
Item 5 (Customização) - Elaboração de modelos de documentos específicos do órgão. O Tribunal já disponibiliza alguns modelos básicos de Ofício, Memorando, etc, bastando substituir o logo para serem utilizados pelo Órgão. É viável iniciar o uso do sistema com os modelos básicos, caso o Órgão queira agilizar o inicio do funcionamento do sistema. Outros modelos poderão ser criados posteriormente, conforme necessidade.
Item 6 (Implantação) - Contempla a disponibilização do ambiente de produção e treinamento dos usuários. O treinamento dos usuários é de responsabilidade do Órgão, ficando o cronograma a critério do ente, em função do cenário específico (quantidade de usuários, escopo da implantação, etc). O Tribunal também mantém um treinamento EAD disponível aos interessados, contemplando as principais operações no sistema.
Quais entes utilizam o sistema atualmente?
Dentre os Órgãos que já utilizam ou estão de processo de implantação do sistema estão: Governo do Estado do Mato Grosso, Telebrás, Infraero, FINEP, SERPRO, Prefeitura do Rio de Janeiro, Estado Maior do Exército, Prefeitura de Rio Branco-AC, Câmara Municipal de São Paulo, Câmara Municipal de Bauru, Conselho Nacional de Radiologia, Câmara Municipal de Cubatão, Câmara Municipal do Rio de Janeiro, Governo do Estado de São Paulo, Câmara Municipal de Bento Gonçalves, Prefeitura de Bento Gonçalves, Câmara Municipal de São Bernardo do Campo, Câmara Municipal de Campinas, TJPA - Tribunal de Justiça do Para, TJBA - Tribunal de Justiça da Bahia.
Tramitação de Documentos - Todo documento tramitado precisa ser assinado?
Sim, exceto documentos capturados (que foram produzidos fora do sistema e importados para o mesmo). Nesse caso o sistema exige autenticação (com senha ou certificado digital).
Tramitação múltipla. O sistema permite múltipla tramitação, ou seja, tramitar para vários usuários / áreas de uma só vez?
Sim. É possível realizar tramitação concomitante para vários usuários/várias áreas de uma só vez.
Vide orientação no manual Tramitar em Paralelo
Usuário com matrícula em dois órgãos distintos: como seleciono a matrícula de outro órgão?
Para selecionar a matrícula de um mesmo usuário em outro órgão diferente do usuário cadastrante, é necessário clicar nos três pontinhos ao lado do campo matrícula e preencher o nome do usuário no formulário de pesquisa, selecionando o órgão em que se quer pesquisar a matrícula. Após a pesquisa, basta clicar sobre o número da matrícula correspondente, para que o nome do usuário com a matrícula correta seja incluído no campo.
Visualização de processo como dossiê no formato PDF
Caso o dossiê demore muito a carregar, experimente limpar os dados de navegação do Google Chrome (Cookies e outros dados do site e Imagens e arquivos armazenados em cache), clicando nos três pontos no canto superior direito do navegador e selecionando a opção Mais Ferramentas / Limpar dados de navegação.
Esse procedimento deve solucionar o problema. Caso continue com problemas para baixar o dossiê do processo, abra um chamado para a STI
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