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# Cadastro de usuários externos

Objetivo: Permitir que os setores cadastrem as empresas/órgãos e os usuários externos que terão acesso com a possibilidade de visualizar, assinar e, eventualmente, tramitar documentos no SIGA-DOC.

**Atenção**: qualquer pessoa pode acessar o sistema sem cadastro prévio, utilizando a conta gov.br. Veja mais informações em [Acesso pela conta gov.br](https://sigadoc.gitbook.io/siga-doc/#acesso-pela-conta-gov.br)

**Observação**: Caso o usuário opte por se cadastrar por meio da conta gov.br, para ter acesso a um processo ou a um documento no sistema, será necessário informar  ao usuário interno responsável pelo processo ou documento o número de seu CPF ou o número do cadastro de Usuário Externo (UE) enviado automaticamente pelo sistema, a fim de seja definido o perfil de interessado para o referido documento/processo.

Para acessar a funcionalidade para cadastro de usuários externos, é preciso o usuário solicitar o cadastro prévio para liberação dessa funcionalidade à STI ou a outro usuário que já tenha acesso.

Uma vez cadastrado, basta clicar no menu do canto superior direito onde se encontra sua lotação atual, clicar na setinha para baixo ao lado e selecionar a lotação ADMIN.

Para voltar à sua lotação basta clicar novamente na setinha e escolher a sua lotação de origem.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FovqvmGkxtLWQd2DNkpnQ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=265aa980-1e70-484e-ae9a-f308d6cae413" alt="" width="517"><figcaption></figcaption></figure>

### PADRÕES A SEREM SEGUIDOS PARA PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Não abreviar nomes, colocar tudo em maiúsculo.

### Campos/formatos aceitos:

\- Nome: máximo de 100 caracteres alfanuméricos, hífen, vírgula e ponto (letras, números, "-", "," e ".")

\- Sigla: máximo de 20 caracteres alfanuméricos, barra e hífen (letras, números, "/" e "-")

\- Localidade: máximo de 256 caracteres alfanuméricos. Somente nome de Municípios existentes no Estado.

### 1)  Cadastrar um novo fornecedor/órgão/lotação externa:

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de Lotação

b) Pesquisar para saber se a empresa/órgão/lotação já está cadastrada(o). Exemplo. Pesquisando o nome Link Data Informática Ltda. Caso não exista clique em “Incluir”, caso já exista pule este passo.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FEGiBIbCaxsD21EqdMB26%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6ae9bbf6-ae51-470c-8fe2-5da5e0563d09" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

c) Incluir a nova empresa/órgão/lotação externa. Exemplo abaixo: Incluindo a Primasoft Informática LTDA. **Como padrão para cadastrar uma empresa nova sugere-se incluir o nome da empresa seguido de “-” e o número do CNPJ incluindo os zeros a esquerda**.&#x20;

Nome: **Primasoft Informática LTDA - 69.112.514/0001-35**. Além disso marque a caixa de seleção "Tipo de Lotação" como "Lotação com Acesso Externo" e em "Localidade" marque a cidade disponível (a localidade informada não interfere no cadastramento, mas é necessário selecionar, pois <mark style="color:red;">é um campo obrigatório</mark>). Escolher, preferencialmente, o município onde se localiza a empresa/órgão. Caso não exista, selecionar o município da capital do Estado onde se localiza a empresa/órgão.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FLqI1UFGDBcAE6fNJi4BM%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4b28e831-1d15-47d0-95d8-030a3d57ed32" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 2)  Cadastrar um novo funcionário/usuário desse fornecedor/órgão/lotação:

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de Pessoas;

b) Preencher as informações correspondentes:

<mark style="background-color:orange;">CARGO:</mark> selecionar o cargo ou cadastrar o novo cargo previamente, se ainda não existir ou, ainda, selecionar a opção NÃO INFORMADO **(Obrigatório)**

<mark style="background-color:blue;">FUNÇÃO DE CONFIANÇA</mark>: selecionar o nome da função (Opcional)

<mark style="background-color:orange;">LOTAÇÃO</mark>: selecionar o nome do órgão ou empresa previamente cadastrado **(Obrigatório)**

<mark style="background-color:orange;">CPF</mark>:  **(Obrigatório)**

<mark style="background-color:orange;">NOME</mark>: nome completo do usuário (Obrigatório)

<mark style="background-color:blue;">NOME ABREVIADO</mark>: nome abreviado do usuário (Não Informar)

<mark style="background-color:blue;">DATA DE NASCIMENTO</mark>:  (Opcional)

<mark style="background-color:orange;">E-mail</mark>: preferencialmente, endereço de e-mail institucional que não tenha spam ou que o spam reconheça emails com remetente (<sigadocs@jfrj.jus.br>) . **(Obrigatório)**

<mark style="background-color:blue;">N° RG</mark>:  (Opcional)

<mark style="background-color:blue;">ÓRGÃO EXPEDIDOR do RG</mark>: (Opcional)

<mark style="background-color:blue;">UNIDADE DE FEDERAÇÃO DO RG:</mark> (Opcional)

<mark style="background-color:blue;">DATA DE EXPEDIÇÃO DO RG:</mark> (Opcional)

c) Deixe marcada a opção "Enviar automaticamente o e-mail com os dados de acesso para o usuário, conforme imagem abaixo, a fim de que o sistema envie automaticamente os dados de login e senha para o usuário.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FjNnzzy75gf0Ia1SEQbkr%2Fcadastro%20usuario%20externo%20envio%20automatico%20email.png?alt=media&amp;token=7d903c1e-2f54-47f9-98fd-c6807c73f5eb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FyzweKJCE0eggWviqfqfG%2Fenviar%20automaticamente.png?alt=media&amp;token=f20dae9c-760c-4e54-91a0-593dbf26f6af" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 3) Enviar e-mail para o novo usuário da empresa/órgão/lotação cadastrados:

a) Após o cadastramento, caso o usuário não receba o e-mail automático do sistema, é possível enviar e-mail para o usuário com as informações de login e senha. Esse envio é feito por meio do seguinte caminho: Menu / Gestão de Identidade / Envio de E-mail para Novos Usuários.

b) Caso não apareça ninguém na pesquisa é porque todos desta empresa já têm acesso ao Siga-doc por uma matrícula dessa lotação.

**Observação:** caso o usuário não receba a mensagem de e-mail, é importante orientá-lo para que verifique a caixa de spam de seu e-mail e que inclua o endereço <sigadocs@jfrj.jus.br> na lista segura, a fim de permitir o recebimento de e-mails desse remetente.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FoN45qpIMeA62PV3qWWOy%2Fimage.png?alt=media&amp;token=440fef3e-1867-489a-adbe-b1f38c0496ce" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

c) Caso o usuário não receba de forma alguma o e-mail com login (matrícula) e senha, é possível recuperar a matrícula cadastrada para ele no sistema, a fim de que o referido usuário utilize o recurso "Recuperar senha".&#x20;

Essa recuperação é feita por meio do menu Gestão de Identidade/Cadastro de Pessoa.&#x20;

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FyiMLP4sjWtctj5HRafgF%2Fmenu%20gestao%20identidade.png?alt=media&amp;token=b1a349e0-4c92-4ba8-963e-5d09fb3a3554" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Na página de pesquisa/cadastro, após selecionar a lotação do usuário, clique no botão "pesquisar"

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FDsELDSfGj51oTCyjgaGD%2Fpesquisar%20usuario.png?alt=media&amp;token=dc79d8cc-41d5-4ba4-ac98-32360b4cb0fe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

No resultado da pesquisa aparecerão os dados do usuário, incluindo a matrícula cadastrada pelo sistema.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FuWFvuKpgL1wyVpcxqJtQ%2Fresultado%20da%20pesquisa.png?alt=media&amp;token=4e90e801-010f-48f1-9e99-1e115ec0c80d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 4) Cadastrar um novo cargo para todo órgão/lotação.

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de cargo;

b) Pesquisar pelo nome que se quer incluir para verificar se não existe nenhum similar. Evitar abreviações. Não havendo. Clicar em Incluir.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2Fi1HmDDiPSM89b7PdYQBD%2Fimage.png?alt=media&amp;token=467873b6-e7ff-403c-a652-83ff11696373" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

c) Incluir o nome e clicar em OK.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FIRd94DWvULmLKuNoqPme%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5f943368-1e13-493d-8364-c9f8f323f9cb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 5)  Cadastrar um nova função de confiança para todo órgão/lotação.

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de função de confiança;

b) Pesquisar pelo nome que se quer incluir para verificar se não existe nenhum similar. Evitar abreviações. Não havendo. Clicar em Incluir.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FuDB7hHCkgASdiIsfBP8z%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8eec44ec-a91a-47fa-bae0-b016cb90b2e3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

c) Incluir o nome e clicar em OK.

Obs: O cadastro de função de confiança não é obrigatório e pode, a critério do setor, ser incluído como um cargo.

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FgE2qz7WHEv6Yfajb163J%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ca0a44c0-5843-437d-b7bc-968b516bf0a1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 6) Informar ao usuário sobre forma de assinatura de documentos em que conste como subscritor

O procedimento para [Assinatura externa de documentos](/siga-doc/assinatura-externa-de-documentos.md) está disponível neste manual. Esse procedimento deve ser encaminhado ao usuário externo como orientação para assinatura.

Caso o usuário externo tenha dificuldades em localizar o documento a ser assinado, o setor responsável pelo cadastramento do documento no sistema poderá, como alternativa, enviar o link para o documento por e-mail, como forma de agilizar a assinatura, bastando, para isso, copiar o endereço do documento  aparece no navegador, conforme exemplo abaixo:

<figure><img src="https://3976217335-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FJHNx08dXFZaOnNSrUxgQ%2Fuploads%2FB3fpUfPChMT13PR8KJWI%2Flink%20para%20o%20documento.png?alt=media&amp;token=d4f486e6-caac-4b08-8c13-fa596cf7626a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>