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Cadastro de usuários externos

Objetivo: Permitir que os setores cadastrem as empresas/órgãos e os usuários externos que terão acesso com a possibilidade de visualizar, assinar e, eventualmente, tramitar documentos no SIGA-DOC.
Para acessar a funcionalidade é preciso o usuário solicitar cadastro prévio para liberação dessa funcionalidade.
Uma vez cadastrado, basta clicar no menu do canto superior direito onde se encontra sua lotação atual, clicar na setinha para baixo ao lado e selecionar a lotação ADMIN.
Para voltar à sua lotação basta clicar novamente na setinha e escolher a sua lotação de origem.

PADRÕES A SEREM SEGUIDOS PARA PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Não abreviar nomes, colocar tudo em maiúsculo.

Campos/formatos aceitos:

- Nome: máximo de 100 caracteres alfanuméricos, hífen, vírgula e ponto (letras, números, "-", "," e ".")
- Sigla: máximo de 20 caracteres alfanuméricos, barra e hífen (letras, números, "/" e "-")
- Localidade: máximo de 256 caracteres alfanuméricos. Somente nome de Municípios existentes no Estado.

1) Cadastrar um novo fornecedor/órgão/lotação externa:

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de Lotação
b) Pesquisar para saber se a empresa/órgão/lotação já está cadastrada(o). Exemplo. Pesquisando o nome Link Data Informática Ltda. Caso não exista clique em “Incluir”, caso já exista pule este passo.
c) Incluir a nova empresa/órgão/lotação externa. Exemplo abaixo: Incluindo a Primasoft Informática LTDA. Como padrão para cadastrar uma empresa nova sugere-se incluir o nome da empresa seguido de “-” e o número do CNPJ incluindo os zeros a esquerda.
Nome: Primasoft Informática LTDA - 69.112.514/0001-35. Além disso marque a caixa de seleção "Tipo de Lotação" como "Lotação com Acesso Externo" e em "Localidade" marque a cidade disponível (a localidade informada não interfere no cadastramento, mas é necessário selecionar, pois é um campo obrigatório). Escolher, preferencialmente, o município onde se localiza a empresa/órgão. Caso não exista, selecionar o município da capital do Estado onde se localiza a empresa/órgão.

2) Cadastrar um novo funcionário/usuário desse fornecedor/órgão/lotação:

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de Pessoas;
b) Preencher as informações correspondentes:
CARGO: selecionar o cargo ou cadastrar o novo cargo previamente, se ainda não existir ou, ainda, selecionar a opção NÃO INFORMADO (Obrigatório)
FUNÇÃO DE CONFIANÇA: selecionar o nome da função (Opcional)
LOTAÇÃO: selecionar o nome do órgão ou empresa previamente cadastrado (Obrigatório)
CPF: (Obrigatório)
NOME: nome completo do usuário (Obrigatório)
NOME ABREVIADO: nome abreviado do usuário (Não Informar)
DATA DE NASCIMENTO: (Opcional)
E-mail: preferencialmente, endereço de e-mail institucional que não tenha spam ou que o spam reconheça emails com remetente ([email protected]) . (Obrigatório)
N° RG: (Opcional)
ÓRGÃO EXPEDIDOR do RG: (Opcional)
UNIDADE DE FEDERAÇÃO DO RG: (Opcional)
DATA DE EXPEDIÇÃO DO RG: (Opcional)
c) Deixe marcada a opção "Enviar automaticamente o e-mail com os dados de acesso para o usuário, conforme imagem abaixo, a fim de que o sistema envie automaticamente os dados de login e senha para o usuário.

3) Enviar e-mail para o novo usuário da empresa/órgão/lotação cadastrados:

a) Após o cadastramento, caso o usuário não receba o e-mail automático do sistema, é possível enviar e-mail para o usuário com as informações de login e senha. Esse envio é feito por meio do seguinte caminho: Menu / Gestão de Identidade / Envio de E-mail para Novos Usuários.
b) Caso não apareça ninguém na pesquisa é porque todos desta empresa já têm acesso ao Siga-doc por uma matrícula dessa lotação.
Observação: caso o usuário não receba a mensagem de e-mail, é importante orientá-lo para que verifique a caixa de spam de seu e-mail e que inclua o endereço [email protected] na lista segura, a fim de permitir o recebimento de e-mails desse remetente.
c) Caso o usuário não receba de forma alguma o e-mail com login (matrícula) e senha, é possível recuperar a matrícula cadastrada para ele no sistema, a fim de que o referido usuário utilize o recurso "Recuperar senha".
Essa recuperação é feita por meio do menu Gestão de Identidade/Cadastro de Pessoa.
Na página de pesquisa/cadastro, após selecionar a lotação do usuário, clique no botão "pesquisar"
No resultado da pesquisa aparecerão os dados do usuário, incluindo a matrícula cadastrada pelo sistema.

4) Cadastrar um novo cargo para todo órgão/lotação.

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de cargo;
b) Pesquisar pelo nome que se quer incluir para verificar se não existe nenhum similar. Evitar abreviações. Não havendo. Clicar em Incluir.
c) Incluir o nome e clicar em OK.

5) Cadastrar um nova função de confiança para todo órgão/lotação.

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de função de confiança;
b) Pesquisar pelo nome que se quer incluir para verificar se não existe nenhum similar. Evitar abreviações. Não havendo. Clicar em Incluir.
c) Incluir o nome e clicar em OK.
Obs: O cadastro de função de confiança não é obrigatório e pode, a critério do setor, ser incluído como um cargo.

6) Informar ao usuário sobre forma de assinatura de documentos em que conste como subscritor

O procedimento para Assinatura externa de documentos está disponível neste manual. Esse procedimento deve ser encaminhado ao usuário externo como orientação para assinatura.
Caso o usuário externo tenha dificuldades em localizar o documento a ser assinado, o setor responsável pelo cadastramento do documento no sistema poderá, como alternativa, enviar o link para o documento por e-mail, como forma de agilizar a assinatura, bastando, para isso, copiar o endereço do documento aparece no navegador, conforme exemplo abaixo: