Cadastro de usuários externos
Objetivo: Permitir que os setores cadastrem as empresas/órgãos e os usuários externos que terão acesso com a possibilidade de visualizar, assinar e, eventualmente, tramitar documentos no SIGA-DOC.
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Objetivo: Permitir que os setores cadastrem as empresas/órgãos e os usuários externos que terão acesso com a possibilidade de visualizar, assinar e, eventualmente, tramitar documentos no SIGA-DOC.
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Atenção: qualquer pessoa pode acessar o sistema sem cadastro prévio, utilizando a conta gov.br. Veja mais informações em Acesso pela conta gov.br
Observação: Caso o usuário opte por se cadastrar por meio da conta gov.br, para ter acesso a um processo ou a um documento no sistema, será necessário informar ao usuário interno responsável pelo processo ou documento o número de seu CPF ou o número do cadastro de Usuário Externo (UE) enviado automaticamente pelo sistema, a fim de seja definido o perfil de interessado para o referido documento/processo.
Para acessar a funcionalidade para cadastro de usuários externos, é preciso o usuário solicitar o cadastro prévio para liberação dessa funcionalidade à STI ou a outro usuário que já tenha acesso.
Uma vez cadastrado, basta clicar no menu do canto superior direito onde se encontra sua lotação atual, clicar na setinha para baixo ao lado e selecionar a lotação ADMIN.
Para voltar à sua lotação basta clicar novamente na setinha e escolher a sua lotação de origem.
Não abreviar nomes, colocar tudo em maiúsculo.
- Nome: máximo de 100 caracteres alfanuméricos, hífen, vírgula e ponto (letras, números, "-", "," e ".")
- Sigla: máximo de 20 caracteres alfanuméricos, barra e hífen (letras, números, "/" e "-")
- Localidade: máximo de 256 caracteres alfanuméricos. Somente nome de Municípios existentes no Estado.
a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de Lotação
b) Pesquisar para saber se a empresa/órgão/lotação já está cadastrada(o). Exemplo. Pesquisando o nome Link Data Informática Ltda. Caso não exista clique em “Incluir”, caso já exista pule este passo.
c) Incluir a nova empresa/órgão/lotação externa. Exemplo abaixo: Incluindo a Primasoft Informática LTDA. Como padrão para cadastrar uma empresa nova sugere-se incluir o nome da empresa seguido de “-” e o número do CNPJ incluindo os zeros a esquerda.
Nome: Primasoft Informática LTDA - 69.112.514/0001-35. Além disso marque a caixa de seleção "Tipo de Lotação" como "Lotação com Acesso Externo" e em "Localidade" marque a cidade disponível (a localidade informada não interfere no cadastramento, mas é necessário selecionar, pois é um campo obrigatório). Escolher, preferencialmente, o município onde se localiza a empresa/órgão. Caso não exista, selecionar o município da capital do Estado onde se localiza a empresa/órgão.
a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de Pessoas;
b) Preencher as informações correspondentes:
CARGO: selecionar o cargo ou cadastrar o novo cargo previamente, se ainda não existir ou, ainda, selecionar a opção NÃO INFORMADO (Obrigatório)
FUNÇÃO DE CONFIANÇA: selecionar o nome da função (Opcional)
LOTAÇÃO: selecionar o nome do órgão ou empresa previamente cadastrado (Obrigatório)
CPF: (Obrigatório)
NOME: nome completo do usuário (Obrigatório)
NOME ABREVIADO: nome abreviado do usuário (Não Informar)
DATA DE NASCIMENTO: (Opcional)
E-mail: preferencialmente, endereço de e-mail institucional que não tenha spam ou que o spam reconheça emails com remetente (sigadocs@jfrj.jus.br) . (Obrigatório)
N° RG: (Opcional)
ÓRGÃO EXPEDIDOR do RG: (Opcional)
UNIDADE DE FEDERAÇÃO DO RG: (Opcional)
DATA DE EXPEDIÇÃO DO RG: (Opcional)
c) Deixe marcada a opção "Enviar automaticamente o e-mail com os dados de acesso para o usuário, conforme imagem abaixo, a fim de que o sistema envie automaticamente os dados de login e senha para o usuário.
a) Após o cadastramento, caso o usuário não receba o e-mail automático do sistema, é possível enviar e-mail para o usuário com as informações de login e senha. Esse envio é feito por meio do seguinte caminho: Menu / Gestão de Identidade / Envio de E-mail para Novos Usuários.
b) Caso não apareça ninguém na pesquisa é porque todos desta empresa já têm acesso ao Siga-doc por uma matrícula dessa lotação.
Observação: caso o usuário não receba a mensagem de e-mail, é importante orientá-lo para que verifique a caixa de spam de seu e-mail e que inclua o endereço sigadocs@jfrj.jus.br na lista segura, a fim de permitir o recebimento de e-mails desse remetente.
c) Caso o usuário não receba de forma alguma o e-mail com login (matrícula) e senha, é possível recuperar a matrícula cadastrada para ele no sistema, a fim de que o referido usuário utilize o recurso "Recuperar senha".
Essa recuperação é feita por meio do menu Gestão de Identidade/Cadastro de Pessoa.
Na página de pesquisa/cadastro, após selecionar a lotação do usuário, clique no botão "pesquisar"
No resultado da pesquisa aparecerão os dados do usuário, incluindo a matrícula cadastrada pelo sistema.
a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de cargo;
b) Pesquisar pelo nome que se quer incluir para verificar se não existe nenhum similar. Evitar abreviações. Não havendo. Clicar em Incluir.
c) Incluir o nome e clicar em OK.
a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de função de confiança;
b) Pesquisar pelo nome que se quer incluir para verificar se não existe nenhum similar. Evitar abreviações. Não havendo. Clicar em Incluir.
c) Incluir o nome e clicar em OK.
Obs: O cadastro de função de confiança não é obrigatório e pode, a critério do setor, ser incluído como um cargo.
O procedimento para Assinatura externa de documentos está disponível neste manual. Esse procedimento deve ser encaminhado ao usuário externo como orientação para assinatura.
Caso o usuário externo tenha dificuldades em localizar o documento a ser assinado, o setor responsável pelo cadastramento do documento no sistema poderá, como alternativa, enviar o link para o documento por e-mail, como forma de agilizar a assinatura, bastando, para isso, copiar o endereço do documento aparece no navegador, conforme exemplo abaixo:
