Cadastro de usuários externos

Objetivo: Permitir que os setores cadastrem as empresas/órgãos e os usuários externos que terão acesso com a possibilidade de visualizar, assinar e, eventualmente, tramitar documentos no SIGA-DOC.

Atenção: qualquer pessoa pode acessar o sistema sem cadastro prévio, utilizando a conta gov.br. Veja mais informações em Acesso pela conta gov.br

Para acessar a funcionalidade para cadastro de usuários externos, é preciso o usuário solicitar o cadastro prévio para liberação dessa funcionalidade à STI ou a outro usuário que já tenha acesso.

Uma vez cadastrado, basta clicar no menu do canto superior direito onde se encontra sua lotação atual, clicar na setinha para baixo ao lado e selecionar a lotação ADMIN.

Para voltar à sua lotação basta clicar novamente na setinha e escolher a sua lotação de origem.

PADRÕES A SEREM SEGUIDOS PARA PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Não abreviar nomes, colocar tudo em maiúsculo.

Campos/formatos aceitos:

- Nome: máximo de 100 caracteres alfanuméricos, hífen, vírgula e ponto (letras, números, "-", "," e ".")

- Sigla: máximo de 20 caracteres alfanuméricos, barra e hífen (letras, números, "/" e "-")

- Localidade: máximo de 256 caracteres alfanuméricos. Somente nome de Municípios existentes no Estado.

1) Cadastrar um novo fornecedor/órgão/lotação externa:

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de Lotação

b) Pesquisar para saber se a empresa/órgão/lotação já está cadastrada(o). Exemplo. Pesquisando o nome Link Data Informática Ltda. Caso não exista clique em “Incluir”, caso já exista pule este passo.

c) Incluir a nova empresa/órgão/lotação externa. Exemplo abaixo: Incluindo a Primasoft Informática LTDA. Como padrão para cadastrar uma empresa nova sugere-se incluir o nome da empresa seguido de “-” e o número do CNPJ incluindo os zeros a esquerda.

Nome: Primasoft Informática LTDA - 69.112.514/0001-35. Além disso marque a caixa de seleção "Tipo de Lotação" como "Lotação com Acesso Externo" e em "Localidade" marque a cidade disponível (a localidade informada não interfere no cadastramento, mas é necessário selecionar, pois é um campo obrigatório). Escolher, preferencialmente, o município onde se localiza a empresa/órgão. Caso não exista, selecionar o município da capital do Estado onde se localiza a empresa/órgão.

2) Cadastrar um novo funcionário/usuário desse fornecedor/órgão/lotação:

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de Pessoas;

b) Preencher as informações correspondentes:

CARGO: selecionar o cargo ou cadastrar o novo cargo previamente, se ainda não existir ou, ainda, selecionar a opção NÃO INFORMADO (Obrigatório)

FUNÇÃO DE CONFIANÇA: selecionar o nome da função (Opcional)

LOTAÇÃO: selecionar o nome do órgão ou empresa previamente cadastrado (Obrigatório)

CPF: (Obrigatório)

NOME: nome completo do usuário (Obrigatório)

NOME ABREVIADO: nome abreviado do usuário (Não Informar)

DATA DE NASCIMENTO: (Opcional)

E-mail: preferencialmente, endereço de e-mail institucional que não tenha spam ou que o spam reconheça emails com remetente ([e-mail]) . (Obrigatório)

N° RG: (Opcional)

ÓRGÃO EXPEDIDOR do RG: (Opcional)

UNIDADE DE FEDERAÇÃO DO RG: (Opcional)

DATA DE EXPEDIÇÃO DO RG: (Opcional)

c) Deixe marcada a opção "Enviar automaticamente o e-mail com os dados de acesso para o usuário, conforme imagem abaixo, a fim de que o sistema envie automaticamente os dados de login e senha para o usuário.

3) Enviar e-mail para o novo usuário da empresa/órgão/lotação cadastrados:

a) Após o cadastramento, caso o usuário não receba o e-mail automático do sistema, é possível enviar e-mail para o usuário com as informações de login e senha. Esse envio é feito por meio do seguinte caminho: Menu / Gestão de Identidade / Envio de E-mail para Novos Usuários.

b) Caso não apareça ninguém na pesquisa é porque todos desta empresa já têm acesso ao Siga-doc por uma matrícula dessa lotação.

Observação: caso o usuário não receba a mensagem de e-mail, é importante orientá-lo para que verifique a caixa de spam de seu e-mail e que inclua o endereço [e-mail] na lista segura, a fim de permitir o recebimento de e-mails desse remetente.

c) Caso o usuário não receba de forma alguma o e-mail com login (matrícula) e senha, é possível recuperar a matrícula cadastrada para ele no sistema, a fim de que o referido usuário utilize o recurso "Recuperar senha".

Essa recuperação é feita por meio do menu Gestão de Identidade/Cadastro de Pessoa.

Na página de pesquisa/cadastro, após selecionar a lotação do usuário, clique no botão "pesquisar"

No resultado da pesquisa aparecerão os dados do usuário, incluindo a matrícula cadastrada pelo sistema.

4) Cadastrar um novo cargo para todo órgão/lotação.

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de cargo;

b) Pesquisar pelo nome que se quer incluir para verificar se não existe nenhum similar. Evitar abreviações. Não havendo. Clicar em Incluir.

c) Incluir o nome e clicar em OK.

5) Cadastrar um nova função de confiança para todo órgão/lotação.

a) Ir em Menu / Gestão de Identidade / Cadastro de função de confiança;

b) Pesquisar pelo nome que se quer incluir para verificar se não existe nenhum similar. Evitar abreviações. Não havendo. Clicar em Incluir.

c) Incluir o nome e clicar em OK.

Obs: O cadastro de função de confiança não é obrigatório e pode, a critério do setor, ser incluído como um cargo.

6) Informar ao usuário sobre forma de assinatura de documentos em que conste como subscritor

O procedimento para Assinatura externa de documentos está disponível neste manual. Esse procedimento deve ser encaminhado ao usuário externo como orientação para assinatura.

Caso o usuário externo tenha dificuldades em localizar o documento a ser assinado, o setor responsável pelo cadastramento do documento no sistema poderá, como alternativa, enviar o link para o documento por e-mail, como forma de agilizar a assinatura, bastando, para isso, copiar o endereço do documento aparece no navegador, conforme exemplo abaixo: