Origem do documento

Atualmente, existem no SIGA-Doc 5 (cinco) tipos de origens para os documentos, a saber: Externo Folha de Rosto, Interno Folha de Rosto, Interno Produzido, Interno Capturado e Externo Capturado.

Externo Folha de Rosto

Espécie documental utilizada para cadastrar, no Siga-Doc, os documentos originários de órgãos externos. Trata-se de uma folha de rosto onde são inseridos os principais dados do documento recebido, tais como número, data, assunto e emitente.Consiste em gerar uma folha de rosto com os dados do documento recebido onde o arquivo em PDF do documento será anexado para que possa, então, ser movimentado no sistema.​Documentos cadastrados como Externo, recebem numeração sequencial e controlada sob a espécie EXT.

Interno Folha de Rosto

A origem Interno Folha de Rosto ou Interno Importado é utilizada para cadastrar, no SIGA-Doc, documentos emitidos por um dos órgãos integrados (TRF2, SJRJ E SJES) por meio de outros sistemas.Consiste em gerar uma folha de rosto com os dados do documento recebido onde o arquivo em PDF do documento será anexado para que possa, então, ser movimentado no SIGA-Doc.C:\Users\rml\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\interno produzido.png

Interno Produzido

Documentos internos produzidos são os nato digitais, ou seja, aqueles produzidos diretamente no SIGA-Doc.

Documento Capturado (Externo e Interno)

A metodologia denominada CAPTURA DE DOCUMENTO foi originalmente desenvolvida com o objetivo de individualizar, padronizar, identificar e descrever cada documento inserido nos processos administrativos do tipo execução orçamentária e financeira (EOF). No entanto, a medida que os documentos externos ao sistema forem sendo mapeados, estes serão inseridos no SIGA-Doc como capturados.Os documentos capturados estão divididos em dois grupos: Capturados Externos, cuja sigla é CAP, e Capturados internos, de sigla INT.São considerados CAPTURADOS EXTERNOS os documentos recebidos de órgãos externos e, portanto, apenas autenticados pelo cadastrante no SIGA-doc, ao passo que os CAPTURADOS INTERNOS são os documentos emitidos por um dos órgãos integrados (TRF2, SJRJ E SJES) e, por esta razão, são, além de autenticados, assinados pelo seu redator.Pretende-se por meio do DOCUMENTO CAPTURADO substituir o recurso Anexar para todos os documentos, vez que esta metodologia possibilita uma melhor identificação e organização dos documentos (PDF) que são juntados aos processos.​A captura de documento consiste em selecionar um modelo previamente cadastrado no SIGA-doc, preencher os campos solicitados e inserir o arquivo em PDF correspondente ao modelo selecionado.Os documentos capturados são numerados sequencialmente, conforme sua origem, com a sigla CAP ou INT, podendo ser recuperados pelo número ou pelos campos que foram definidos para cada modelo.São exemplos de documentos capturados externos as “notas fiscais”, “cartas de contratadas” e “certificados de participação em evento externo”, além de documentos capturados internos, as planilhas produzidas pelas unidades administrativas, apostilas e relatórios.