Principais operações
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Anexa um arquivo, sempre no formato PDF, ao documento em questão.Os anexos devem ser autenticados/assinados. Cabe ressaltar que o usuário que tenha anexado o documento pode assiná-lo, mesmo que não seja seu subscritor. Em seguida, o usuário deve preencher com os detalhes do documento: data, responsável e substituto e, se houver, descrição do assunto. Em seguida, inserir o arquivo PDF. Obs: Os documentos externos devem ser inseridos no SIGA-DOC, prioritariamente, por meio da metodologia para captura de documentos, que tem por finalidade padronizar a descrição do documento, garantindo, assim, a sua identificação e futura recuperação. (ver item 1.7.4 Documento Capturado)
A ação Anotar permite inserir uma pequena observação ao documento. A anotação será exibida nas movimentações do documento, podendo ser excluída a qualquer tempo pela pessoa que a criou.
Apensar é juntar um processo ou documento a outro, sem que este, no entanto, seja parte integrante dele, fazendo com que os dois processos tramitem juntos por um determinado período. Sendo assim, o apensamento é a união de processos ou de documentos em caráter temporário. O Apensamento de dois ou mais processos é indicado quando a decisão a respeito de um requeira informações que estejam nos documentos do outro processo.O ato de apensar promove uma união provisória entre um ou mais processos, desde que possuam matérias semelhantes, mas mantendo as características individuais de cada um.
BOTÃO- ARQPor meio da ação Arquivar Corrente, os documentos deixam de tramitar e são arquivados na lotação ou na matrícula de quem o arquivou. (Ver também item 1.4.12 Arquivo Corrente)
A ação Autuar permite reunir documentos em forma de processo. A partir da autuação, é gerado um número de processo. (Ver também item Processos)
botão- cancelarA ação Cancelar torna sem efeito o documento que já tenha sido finalizado.Ao solicitar o cancelamento de um documento, o usuário deve informar o motivo.A ação poderá ser desfeita a qualquer tempo pelo seu produtor por meio da opção DESFAZER TORNAR SEM EFEITO. Esta operação tornará o documento editável novamente.Quando um documento é cancelado, este só pode ser visualizado por quem o produziu. Aos demais usuários que tentarem consulta-lo por meio do buscador é apresentada a mensagem abaixo:
O Sistema permite que sejam criadas até 24 (vinte e quatro) vias de um mesmo documento. Entretanto, a criação de vias só é recomendada nos casos em que estas sejam consideradas extremamente necessárias. É bom saber que cada uma das vias criadas seguirá como um documento totalmente independente dos demais.Caso sejam criadas vias adicionais, nestas, é possível efetuar ações, tais como: Anexar, Anotar, Arquivar Corrente, Definir Marcador, Duplicar, Incluir Cópia, Incluir Documento, Tramitar e Juntar.Por meio da opção VER MAIS, o usuário obtém a visão geral do andamento de cada via do documento que foi criada, bem como os respectivos recursos disponíveis para cada uma dessas vias, tais como: ANOTAR, VER DOSSIÊ, INCLUIR DOCUMENTO, TRAMITAR e ARQUIVAR CORRENTE.
botão-definir marcadorA ação Definir Marcador permite marcar expedientes e processos administrativos, segundo a urgência, prioridade, tema, etc.Exemplos de marcadores existentes no Siga-Doc: Idoso, Retenção de ISS e Urgente.Os documentos com marcadores são apresentados no quadro de expedientes ou de processos administrativos na respectiva situação.Ao clicar no indicador numérico na coluna ATENDENTE ou LOTAÇÃO, o usuário é direcionado para a tela seguinte, que apresenta detalhes do documento:Ao clicar no indicador numérico na coluna ATENDENTE ou LOTAÇÃO, o usuário é direcionado para a tela seguinte, que apresenta detalhes do documento:
botão- definir perfilO Sistema permite que o usuário se cadastre ou seja cadastrado em diferentes perfis em relação a um expediente ou processo. Uma vez que tenha sido cadastrado em um determinado perfil, o usuário passa a receber por e-mail avisos sobre todas as movimentações do documento.Exemplos de perfis existentes no Siga-Doc:
Interessado – Para que o usuário possa acessar um documento cujo nível de acesso seja restrito, por exemplo, o subscritor deverá cadastrá-lo como interessado para que este possa também acompanhar o andamento do processo.
Gestor – marca o gestor do processo.
Revisor – marca o revisor do documento. Este perfil é excluído no momento da assinatura do documento.
Liquidante – marca o liquidante de um processo (usado no workflow).
Autorizador – marca o autorizador de um processo (usado no workflow).
Fiscal Adm. – marca os fiscais administrativos de um processo (usado no workflow).
Fiscal Téc. –marca os fiscais técnicos de um processo EOF.
Os documentos com definição de perfil são apresentados no quadro de expedientes ou de processos administrativos na respectiva situação. (Ver também item 14.9 – Como Interessado)
A ação Duplicar permite que o conteúdo de documento seja duplicado para elaboração de um novo documento, sem que o original seja modificado. O novo documento recebe uma numeração temporária (TMP) e pode ser editado.Quando um documento do tipo CAPTURADO é duplicado, é possível editar os dados de descrição do TMP criado. Entretanto, o arquivo PDF não pode ser alterado.C:\Users\rml\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\tmp cap duplicado.png
editarA ação Editar retorna para tela de edição do documento. Apenas documentos temporários e documentos eletrônicos PENDENTES DE ASSINATURA poderão ser editados.
botão excluirA ação Excluir exclui o documento em questão. Apenas documentos EM ELABORAÇÃO poderão ser excluídos.
finalizarA ação Finalizar conclui a edição de um documento temporário. Após ser finalizado, o documento recebe uma numeração sequencial e definitiva, e não pode mais ser excluído.Nesta condição, diferentemente dos documentos físicos, os documentos eletrônicos ainda podem ser editados, desde que ainda não tenham sido assinados. (Ver também item 1.5.2 Finalizar).
A ação Incluir Cópia permite juntar uma cópia de outros documentos já existentes no SIGA-Doc ao documento que está sendo produzido ou despachado, gerando a movimentação Inclusão de cópia de documento.
Para efetuar a inclusão da cópia de um documento, acesse o documento principal no qual a cópia deverá ser incluída e clique no botão "Incluir Cópia"
Na tela seguinte, informe no campo "documento" o número do documento cuja cópia deve ser inserida e clique no botão "ok"
Após a inclusão da cópia, essa movimentação aparecerá no andamento do documento e será possível visualizar a cópia do documento juntado ao expediente.
Ao se clicar na opção "Ver mais", poderá ser visualizado o PDF do documento com a tarja "CÓPIA" no centro do documento.
Pretende-se, por meio da INCLUSÃO DE CÓPIA, substituir a inserção de documentos do SIGA-doc por meio da anexação de um mesmo documento em formato PDF ou a criação de uma segunda via desse documento para juntá-lo a outro expediente ou processo.
A ação Incluir Cossignatário permite incluir um segundo subscritor, ou mais, ao documento, desde que este ainda não tenha sido assinado, seja um documento temporário (TMP) ou já finalizado.
Os cossignatários inseridos aparecerão ao final do documento, abaixo do subscritor principal. Cabe ressaltar que o documento somente ficará disponível para assinatura dos cossignatários após ter sido assinado pelo subscritor. Para excluir um cossignatário inserido, deve-se clicar na opção EXCLUIR disponibilizada ao lado direito da tela, na seção COSSIGNATÁRIOS.
botão incluir documento
A ação Incluir Documento permite criar e juntar qualquer outro tipo documental ao documento em andamento, tais como despacho, memorando e parecer.Ao selecionar a opção INCLUIR DOCUMENTO, o sistema carregará a tela de criação de um novo documento com o campo MODELO já preenchido com DESPACHO, por ser este o tipo documental mais utilizado para dar andamento aos expedientes e processos. Entretanto, o usuário pode selecionar qualquer outro documento da listagem.
Na opção INCLUIR DOCUMENTO, o modelo selecionado herda a classificação e a descrição do documento principal, quando esses campos não tenham sido previamente definidos.Todos os documentos criados, inclusive os despachos, serão numerados e assinados.Uma vez assinado, o novo documento será automaticamente juntado ao documento principal, desde que a opção JUNTAR esteja marcada.juntar- botão
A ação JUNTAR permite que um expediente seja juntado a outro, desde que ambos estejam na mesma lotação e em andamento. Ao clicar na opção JUNTAR, o Sistema apresentará a tela de Juntada de Documento, onde, na opção Documento Interno, deve ser informado o número do documento ao qual o expediente em questão será juntado.
No exemplo acima, o documento TRF2-CAP-2018/00185 foi juntado ao Requerimento de número TRF2-REQ-2018/00063.Quando um documento é juntado a outro, passa, automaticamente, a ser movimentado a partir do documento ao qual foi juntado, que assume a condição de documento principal.
A funcionalidade "Notificar" permite manter o documento na unidade (mantém o atendente) e apenas notificar o(s) destinatário(s), de forma simultânea, para que tenham ciência de seu teor.
O documento aparecerá na Caixa de Entrada (Digital) e na mesa virtual do destinatário
Essa funcionalidade só fica disponível para documentos eletrônicos.
O documento poderá ter mais de um atendente de forma simultânea, conforme indicado no quadro de vias. Os atendentes também devem aparecer em destaque (vermelho) no fluxo de tramitação, até que a notificação seja concluída pelo destinatário, que deverá clicar no botão "Concluir" após receber o documento.
1 - Para notificar um ou mais destinatários, clique no botão "Notificar"
2 - Em seguida, selecione a opção de notificação a ser utilizada: para uma lotação, para uma matrícula (no caso de um servidor específico), ou para um grupo de distribuição.
2.1 - Para criar um grupo de distribuição, é necessária a abertura de chamado para a STI para criação do grupo desejado e liberação da funcionalidade que permite a edição dos grupos de distribuição criados para a lotação.
2.2 - A ferramenta para edição de grupos de distribuição está disponível no menu Gestão de Identidade, conforme imagem abaixo:
2.3 - Clicando-se sobre o menu grupo de distribuição, será aberta a lista de grupos de distribuição disponíveis para a lotação.
2.3.1 - Ao selecionar o nome do grupo, a tela será expandida com os componentes do grupo de distribuição, possibilitando sua edição/configuração (inclusão e exclusão).
2.3.2 - Para a criação de grupos de distribuição para utilização da funcionalidade de Notificação, somente podem ser utilizadas as opções "Pessoa" e "Lotação", visto que as demais opções não geram notificação.
3 - Após selecionar a opção, preencha o campo com a respectiva lotação, nome/matrícula do servidor a ser notificado ou grupo de distribuição
3.1 - Ao clicar nos três pontos do campo do grupo de distribuição, será aberta uma lista com os grupos de distribuição disponíveis para a lotação, a fim de que possa ser selecionado:
4 - Após a notificação, o documento aparecerá na caixa de entrada de cada uma das unidades notificadas.
4.1 No quadro de tramitação, as unidade notificadas aparecerão circuladas por uma linha pontilhada vermelha e o setor que fez a notificação aparecerá circulado por uma linha contínua.
4.2 No quadro de vias também será possível visualizar que a via do documento está na caixa de entrada dos setores notificados.
4.3 O documento apresentará o marcador "Aguardando providências"
4.4 No andamento do documento também é possível visualizar as notificações feitas
4.5 O documento aparecerá na caixa de entrada da unidade notificada
4.6 Após o recebimento do documento, aparecerá o botão "Concluir" para a lotação que o recebeu.
4.6.1 O botão concluir deve ser acionado pelo atendente para que fique registrado que tomou ciência do teor do documento.
4.7 Após ciência por um dos setores notificados, o documento deixará de aparecer para o atendente/unidade na situação andamento e aparecerá no andamento a "Conclusão do Trâmite" e na Tramitação, a unidade que Concluiu a notificação (tomou ciência) aparecerá com o pontilhado preto, conforme imagens abaixo.
4.8 Após a conclusão da notificação (ciência) por todos os setores, os atendentes passarão a aparecer com a linha pontilhada na cor preta no quadro de tramitação
4.9 No andamento, poderá ser verificada a conclusão do trâmite por todos os setores destinatários
A ação REDEFINIR ACESSO permite alterar o nível de acesso ao documento.
A ação REFAZER permite cancelar um documento que ainda esteja PENDENTE DE ASSINATURA.
Por meio desta ação, o documento é, então, cancelado, e seus dados são copiados para um novo expediente em elaboração (TMP), que pode ser excluído ou finalizado, recebendo nova numeração.
A ação SOBRESTAR permite suspender, temporariamente, o andamento de um documento que esteja na dependência de outro documento ou ação que lhe dê continuidade. (Ver também item 1.4.11 Sobrestado)As regras para sobrestar são:
O documento tem que estar assinado.
Não pode estar arquivado.
Não pode estar juntado ou apensado.
Não pode estar em trânsito.
Não pode estar sem efeito.
O usuário tem que estar com o documento.
Por meio da opção TRAMITAR os documentos produzidos e recebidos poderão ser movimentados para outros destinatários.
Somente os documentos assinados podem ser movimentados. Esta regra se aplica, também, aos seus anexos.
Uma vez assinado, o documento poderá ser tramitado automaticamente para a lotação/matrícula de destino.
Para tanto, é necessário que o campo destinatário tenha sido preenchido e que a opção TRAMITAR esteja marcada.
Para que o documento não seja tramitado automaticamente, basta desmarcar a opção TRAMITAR no momento da assinatura.
Utilizado para tramitar um documento para diversas unidades simultaneamente. Todas vão poder trabalhar no documento ao mesmo tempo, podendo realizar qualquer operação permitida ao atendente do documento.
O funcionamento é análogo ao da operação "Tramitar", com a diferença de que o documento permanece com o atendente após a tramitação, permitindo que sejam realizadas outras tramitações em paralelo.
Todas as unidades que estão trabalhando com o documento no tramite paralelo aparecem no quadro de vias. Elas também ficam destacadas em vermelho do diagrama de tramitação.
Se uma das unidades realizar um tramite normal, o documento será tramitado normalmente para a unidade destino. Nesse caso a unidade destino será a nova atendente do documento, em substituição a unidade remetente. Essa operação não afetará as demais unidades com tramite paralelo. No exemplo acima, a AGOI fez um tramite normal para a unidade CGEA, deixando de constar em vermelho no diagrama.
Também é possível que as unidades que receberam o documento em um tramite paralelo realizem outras tramitações paralelas, como no exemplo acima, onde a unidade CEGAJ realizou outros 2 tramites paralelos, para as unidades CCGE e CGOA.
No caso acima a SECOA fez um tramite normal de volta para a SEGAJ, e a CGEA para a SG, deixando de constar como atendentes do documento.
Caso a unidade tenha concluído o seu trabalho e não haja necessidade de tramitar o documento para outra unidade, deve utilizar o botão "Concluir". Essa operação encerrará a tramitação paralela para a unidade.
Para tramitar um documento físico, é necessário que o remetente imprima, por meio da opção VER MAIS, o PROTOCOLO DE TRANSFERÊNCIA para assinatura do destinatário, confirmando, assim, o recebimento do referido documento.
A ação VER DOSSIÊ permite visualizar todos os documentos que compõem o dossiê do documento. É possível, também, escolher a forma como o arquivo será visualizado, selecionando-se a preferência de visualização (HTML, PDF, PDR sem marcas e PDF Tamanho Original):
HTML: apresenta os documentos internos produzidos no formato html e indica os links para os arquivos em PDF.
PDF- abrir: gera um arquivo em PDF de todo o dossiê.
PDF sem marcas – abrir: apresenta o mesmo arquivo em PDF, sem o código de barra e carimbo de assinatura. Indicado para visualizar documentos, originalmente, em grandes formatos (ex. Planilhas em formato A3, plantas arquitetônicas).
PDF Tamanho Original (Tela Cheia): abre o arquivo PDF do dossiê em tela cheia.
visualização do dossiê
O botão VER IMPRESSÃO exibe o formato de impressão do documento e permite fazer o download do documento em PDF ou imprimi-lo fisicamente, selecionando-se o ícone relacionado, que é exibido no canto superior direito do documento que está sendo visualizado:
Obs: documentos em elaboração (numeração TMP) e aqueles que se encontram pendentes de assinatura apresentam a tarja MINUTA em marca d’água.
O botão VER MAIS exibe todas as informações referentes às movimentações do documento, tais como, assinatura, exclusão de via, última movimentação etc. visualização ver mais
A ação VINCULAR é utilizada para fazer referência cruzada entre documentos que tratam do mesmo assunto ou se complementam. Diferentemente da função JUNTAR, a função VINCULAR apenas disponibiliza um link para acesso ao outro documento.
Os vínculos criam uma movimentação no sistema e mostram, ao lado da visualização de um documento, qual tipo de vinculo foi criado, além de exibir a vinculação correspondente também na lista de movimentações do SIGA.
1 - Para fazer a vinculação, basta clicar no botão "vincular" e, na tela seguinte, selecionar o tipo de vínculo e informar o documento que está sendo vinculado, conforme imagem abaixo:
2 - A vinculação aparecerá na lateral direita do sistema, ao lado do documento, em Documentos Relacionados.
O vinculo pode visualizado tanto no documento que revoga/cancela/altera, quanto no documento revogado/cancelado/alterado
3 - A vinculação pode ser vista, também, na lista de movimentações (ver mais), tanto no documento que revoga/cancela/altera, quanto no documento revogado/cancelado/alterado
teclas de atalhoO Sistema disponibiliza teclas de atalho para os principais botões da barra de ferramentas dos documentos. Para acionar o atalho, deve-se acionar a tecla “Atl” + a letra sublinhada em cada botão, conforme a seguir:Anexar, Anotar Arq., Corrente, Incluir Cópia, Incluir Documento, Juntar, Sobrestar, Tramitar, Ver Dossiê, Ver Impressão, Ver Mais, VincularEx.: Para fazer uma anotação em um expediente, o usuário pode clicar no botão Anotar ou simplesmente utilizar a operação Atl A
Os documentos sobrestados são apresentados no quadro de expedientes ou de processos administrativos na respectiva situação:Os documentos sobrestados são apresentados no quadro de expedientes ou de processos administrativos na respectiva situação:
O botão Vincular permite informar os documentos que foram alterados / revogados / cancelados por outro documento, além da opção “Veja também”.
