# Criando um documento
### Novo Documento (Elaboração)
#### Criar
Para criar ou capturar um documento, clique em NOVO DOCUMENTO na página principal, conforme imagem abaixo:
Selecione o tipo documental na caixa MODELO, ou digite o assunto do documento a ser criado no campo PESQUISAR MODELO.
Cada tipo documental (aqui, denominado modelo) apresenta campos específicos para a sua produção.
O exemplo abaixo apresenta a tela de edição para produção do modelo MEMORANDO:
1. 1.**Modelo**: caixa para seleção do tipo documental a ser produzido.
2. 2.**Data**: indica a data de produção do documento. Caso este campo não seja preenchido, será atribuída, de forma automática, a data em que o documento foi finalizado.
3. 3.**Acesso**: determina critérios para acesso ao documento:
* **Público –** todos podem visualizar o conteúdo do documento.
* **Limitado ao órgão –** todos os usuários lotados no órgão específico onde o documento foi criado podem visualizá-lo.
* **Limitado de pessoa para subsecretaria –** somente o subscritor e a lotação destinatária podem visualizar o documento.
* **Limitado de subsecretaria para pessoa –** somente a lotação subscritora e a pessoa destinatária podem visualizar o documento.
* **Limitado entre lotações –** somente as lotações do subscritor e do destinatário podem visualizar o documento.
* **Limitado entre pessoas –** somente o subscritor e destinatário podem visualizar o documento.
Se o nível de sigilo não for atribuído, o documento assumirá o padrão de acesso PÚBLICO.
1. 1.**Subscritor:** responsável pela assinatura do documento. O nome do usuário informado neste campo será impresso ao final do documento.
Como padrão, o sistema apresenta o nome do cadastrante do documento como seu subscritor, mas este campo pode ser alterado para contemplar os casos onde o cadastrante esteja criando um documento que será assinado por outra pessoa.
O Siga permite que o documento seja assinado por mais de um subscritor. (V**er item** –**Incluir Cossignatário**).
Caso o usuário não saiba o número da matrícula do subscritor, basta clicar na pequena caixa auxiliar ao lado da matrícula, como indicado na imagem abaixo, e digitar o nome da pessoa ou parte de seu nome. O Sistema apresentará, então, uma relação de usuários com o termo informado, bem como suas respectivas matrículas, lotação e função ocupada.
**4a) Substituto:** nos casos em que o subscritor esteja substituindo outro, ao marcar esta opção, aparecerá um novo campo, onde poderá ser informado o nome do titular.
**4b)** **Personalizar:** permite alterar a Função; Lotação; Localidade e Nome do subscritor. Este campo deve ser preenchido caso se deseje exibir a função, lotação, localidade ou nome do subscritor de forma diferente daquela cadastrada no sistema.
Por padrão, o SIGA busca os dados cadastrados. Assim, se o campo não for preenchido, serão exibidos os dados, conforme cadastrados. Esta opção é utilizada, por exemplo, nos casos em que o subscritor atue também em outra função diferente da cadastrada, ex.: Juiz convocado, Presidente da Comissão XXXXX.
Para omitir a informação referente à função, lotação, cidade ou nome, preencha o respectivo campo com a expressão **\ **.
**5 – Destinatário:** deve ser informado o nome do órgão ou nome/matrícula do destinatário do documento. Por padrão, aparece ÓRGÃO INTEGRADO, mas existem as opções: MATRÍCULA, ÓRGÃO EXTERNO e CAMPO LIVRE.
* Órgão Integrado: para selecionar uma lotação de um Órgão que esteja integrado ao sistema;
* Matrícula: para selecionar uma matrícula de um usuário pertencente a um Órgão integrado ao sistema;
* Órgão Externo: para selecionar um órgão cadastrado na tabela de órgãos externos;
* Campo Livre: para preenchimento quando o destinatário não constar em nenhuma das outras opções.
Obs. Caso o usuário tenha a necessidade de cadastrar outro órgão não previsto no Sistema, deverá entrar em contato com o Administrador do SIGA-DOC.
**6. Preeenchimento Automático:** funcionalidade usada para salvar o modelo de um documento que seja rotineiramente produzido e que o usuário queira manter para facilitar sua reprodução.
Para utilizar esta funcionalidade, o usuário deve preencher e verificar todos os campos da tela e, antes de clicar no botão OK, deve-se selecionar a opção **ADICIONAR**.
O sistema solicitará um nome para esse preenchimento automático e criará o modelo, que ficará disponível para todos os usuários da mesma lotação.
Assim, sempre que o modelo for acessado, todos os campos do documento serão recuperados automaticamente, cabendo ao usuário fazer os ajustes necessários para o novo documento. Estão disponíveis, também, as opções: **ALTERAR** e **REMOVER** o Preenchimento automático.
Cabe ressaltar que o modelo do preenchimento automático fica disponível apenas para a lotação do usuário que o criou.
Sugere-se avaliar a possibilidade de os modelos do preenchimento automático serem produzidos efetivamente como tipo documental no Siga-Doc.
**7. Classificação:** neste campo, deve ser informado obrigatoriamente o código da classificação documental. A classificação tem a função de informar o assunto do documento e o seu prazo de guarda.O Sistema disponibiliza a PESQUISA DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL, que permite ao usuário selecionar a classificação mais adequada ao conteúdo do seu documento.
A pesquisa pode ser feita por PALAVRA-CHAVE, ASSUNTO, CLASSE, SUBCLASSE e ATIVIDADE.Exemplo: para classificar um documento sobre férias, preencha o campo de busca com a palavra “férias”. O sistema buscará todos os códigos referentes a “férias”. Para concluir, basta selecionar o número do código da classificação, conforme imagem abaixo.
O quadro de PESQUISA DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL apresenta uma coluna com o CÓDIGO estabelecido no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal – PCTT e outra com a DESCRIÇÃO, que é o assunto referente ao código numérico.
**8. Descrição:** Este campo, que não se confunde com a descrição do código do PCTT, de preenchimento obrigatório se destina a informar o assunto principal do documento. O usuário deve utilizar palavras-chave que facilitem a futura recuperação do documento em um sistema de buscas.Ex: Férias do Servidor xxxx.
**Obs.** Embora sejam de preenchimento obrigatório, alguns modelos podem não apresentar os campos CLASSIFICAÇÃO e DESCRIÇÃO habilitados para preenchimento, uma vez que tais dados já foram atribuídos aos referidos modelos quando de sua criação no SIGA-Doc.
Em caso de dúvidas quanto à **CLASSIFICAÇÃO e/ou DESCRIÇÃO**, contate o setor responsável no seu respectivo Órgão.
**9. Entrevista (Elaboração do Documento):** É o conteúdo do documento a ser inserido. Ao se colar textos copiados diretamente do processador de texto, como Word, alguns aspectos da formatação podem se perder. Caso o texto seja muito extenso, o bloco de notas pode ser utilizado como intermediário. Para tanto, cole o texto no bloco de notas e, em seguida, cole parágrafo por parágrafo no editor do SIGA.A imagem a seguir ilustra a tela de entrevista do modelo de Requerimento de Auxílio-Transporte.Os campos a serem preenchidos pelo usuário na fase de elaboração de um novo documento são específicos para cada tipo/modelo documental.
**10. Tamanho da Letra:** (Pequena; Normal; Grande). O tamanho selecionado será adotado em todo o texto. Caso o documento seja criado em duas páginas, constando apenas o nome do subscritor na segunda folha, este campo poderá ser alterado pelo desenvolvedor do modelo a fim de se possibilitar o ajuste. Em alguns casos, as configurações de segurança do navegador impedem que o editor de texto do SIGA-DOC acesse os dados da área de transferência de forma automática, sendo necessário que o usuário utilize a caixa de transferência:D:\Pictures\colar.png
**11. OK / Ver Documento / Ver Impressão:** o botão OK permite ao usuário salvar a edição de um documento. Após o **OK,** o documento ganhará um número provisório **TMP-9999999** e, na condição de Temporário, ainda poderá ser editado ou excluído. D:\Pictures\ok.png A opção VER DOCUMENTO exibe uma visualização prévia do documento de acordo com o preenchimento dos campos estabelecidos na entrevista.Para visualizar o documento gerado em formato PDF acesse a opção VER IMPRESSÃO:
**12. Formato Digital / Físico** A versão 6.0 do SIGA-Doc, de abril de 2018, estabeleceu o formato digital como padrão para a produção da maioria dos tipos documentais. Excepcionalmente, alguns modelos ainda permitem a sua produção no formato físico para que possam ser assinados manualmente.Nesses casos, é necessário selecionar a opção Físico para a produção do documento e, ao final, clicar em Registrar a Assinatura Manual.
#### Finalizar
Somente quando for finalizado, por meio da opção FINALIZAR, é que o documento ganhará o número permanente composto por:
* Órgão (Iniciais que identificam o Órgão integrado no sistema);
* Espécie (MEM, OFI, REQ, outros);
* Ano de criação (2018, 2019...);
* Número sequencial relativo à espécie, ano e órgão.
Ex.[**TRF2-MEM-2018/06118**](http://siga.jfrj.jus.br/sigaex/app/expediente/doc/exibir?sigla=TRF2-MEM-2016%2F04677)(**Ver item** [**Finalizar**](/siga-doc/principais-operacoes.md#finalizar))
#### Assinar
Para concluir a elaboração de um documento, o subscritor indicado deve assiná-lo digitalmente. Após ser assinado, o documento poderá ser então movimentado. Obs. O Siga permite que um documento EM ELABORAÇÃO (TMP) seja assinado sem que o mesmo seja antes finalizado, bastando, para tanto, clicar no botão ASSINAR. Assinar TMP
### Observação sobre data de assinatura:
Após ser finalizado, o documento ganha uma numeração definitiva e uma data.
Porém, após a assinatura, a data do documento pode ser alterada, caso seja assinado em data posterior à data de finalização, visto que o sistema atualiza a data do documento, conforme a data em que se efetiva a assinatura. Portanto, não é possível assinar um documento com data retroativa.
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# Agent Instructions: Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
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```
GET https://sigadoc.gitbook.io/siga-doc/criando-um-documento.md?ask=
```
The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.