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# Criando um documento
### Novo Documento (Elaboração)
#### Criar
Para criar ou capturar um documento, clique em NOVO DOCUMENTO na página principal, conforme imagem abaixo:
Selecione o tipo documental na caixa MODELO, ou digite o assunto do documento a ser criado no campo PESQUISAR MODELO.
Cada tipo documental (aqui, denominado modelo) apresenta campos específicos para a sua produção.
O exemplo abaixo apresenta a tela de edição para produção do modelo MEMORANDO:
1. 1.**Modelo**: caixa para seleção do tipo documental a ser produzido.
2. 2.**Data**: indica a data de produção do documento. Caso este campo não seja preenchido, será atribuída, de forma automática, a data em que o documento foi finalizado.
3. 3.**Acesso**: determina critérios para acesso ao documento:
* **Público –** todos podem visualizar o conteúdo do documento.
* **Limitado ao órgão –** todos os usuários lotados no órgão específico onde o documento foi criado podem visualizá-lo.
* **Limitado de pessoa para subsecretaria –** somente o subscritor e a lotação destinatária podem visualizar o documento.
* **Limitado de subsecretaria para pessoa –** somente a lotação subscritora e a pessoa destinatária podem visualizar o documento.
* **Limitado entre lotações –** somente as lotações do subscritor e do destinatário podem visualizar o documento.
* **Limitado entre pessoas –** somente o subscritor e destinatário podem visualizar o documento.
Se o nível de sigilo não for atribuído, o documento assumirá o padrão de acesso PÚBLICO.
1. 1.**Subscritor:** responsável pela assinatura do documento. O nome do usuário informado neste campo será impresso ao final do documento.
Como padrão, o sistema apresenta o nome do cadastrante do documento como seu subscritor, mas este campo pode ser alterado para contemplar os casos onde o cadastrante esteja criando um documento que será assinado por outra pessoa.
O Siga permite que o documento seja assinado por mais de um subscritor. (V**er item** –**Incluir Cossignatário**).
Caso o usuário não saiba o número da matrícula do subscritor, basta clicar na pequena caixa auxiliar ao lado da matrícula, como indicado na imagem abaixo, e digitar o nome da pessoa ou parte de seu nome. O Sistema apresentará, então, uma relação de usuários com o termo informado, bem como suas respectivas matrículas, lotação e função ocupada.
**4a) Substituto:** nos casos em que o subscritor esteja substituindo outro, ao marcar esta opção, aparecerá um novo campo, onde poderá ser informado o nome do titular.
**4b)** **Personalizar:** permite alterar a Função; Lotação; Localidade e Nome do subscritor. Este campo deve ser preenchido caso se deseje exibir a função, lotação, localidade ou nome do subscritor de forma diferente daquela cadastrada no sistema.
Por padrão, o SIGA busca os dados cadastrados. Assim, se o campo não for preenchido, serão exibidos os dados, conforme cadastrados. Esta opção é utilizada, por exemplo, nos casos em que o subscritor atue também em outra função diferente da cadastrada, ex.: Juiz convocado, Presidente da Comissão XXXXX.
Para omitir a informação referente à função, lotação, cidade ou nome, preencha o respectivo campo com a expressão **\ **.
**5 – Destinatário:** deve ser informado o nome do órgão ou nome/matrícula do destinatário do documento. Por padrão, aparece ÓRGÃO INTEGRADO, mas existem as opções: MATRÍCULA, ÓRGÃO EXTERNO e CAMPO LIVRE.
* Órgão Integrado: para selecionar uma lotação de um Órgão que esteja integrado ao sistema;
* Matrícula: para selecionar uma matrícula de um usuário pertencente a um Órgão integrado ao sistema;
* Órgão Externo: para selecionar um órgão cadastrado na tabela de órgãos externos;
* Campo Livre: para preenchimento quando o destinatário não constar em nenhuma das outras opções.
Obs. Caso o usuário tenha a necessidade de cadastrar outro órgão não previsto no Sistema, deverá entrar em contato com o Administrador do SIGA-DOC.
**6. Preeenchimento Automático:** funcionalidade usada para salvar o modelo de um documento que seja rotineiramente produzido e que o usuário queira manter para facilitar sua reprodução.
Para utilizar esta funcionalidade, o usuário deve preencher e verificar todos os campos da tela e, antes de clicar no botão OK, deve-se selecionar a opção **ADICIONAR**.
O sistema solicitará um nome para esse preenchimento automático e criará o modelo, que ficará disponível para todos os usuários da mesma lotação.
Assim, sempre que o modelo for acessado, todos os campos do documento serão recuperados automaticamente, cabendo ao usuário fazer os ajustes necessários para o novo documento. Estão disponíveis, também, as opções: **ALTERAR** e **REMOVER** o Preenchimento automático.
Cabe ressaltar que o modelo do preenchimento automático fica disponível apenas para a lotação do usuário que o criou.
Sugere-se avaliar a possibilidade de os modelos do preenchimento automático serem produzidos efetivamente como tipo documental no Siga-Doc.
**7. Classificação:** neste campo, deve ser informado obrigatoriamente o código da classificação documental. A classificação tem a função de informar o assunto do documento e o seu prazo de guarda.O Sistema disponibiliza a PESQUISA DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL, que permite ao usuário selecionar a classificação mais adequada ao conteúdo do seu documento.
A pesquisa pode ser feita por PALAVRA-CHAVE, ASSUNTO, CLASSE, SUBCLASSE e ATIVIDADE.Exemplo: para classificar um documento sobre férias, preencha o campo de busca com a palavra “férias”. O sistema buscará todos os códigos referentes a “férias”. Para concluir, basta selecionar o número do código da classificação, conforme imagem abaixo.
O quadro de PESQUISA DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL apresenta uma coluna com o CÓDIGO estabelecido no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal – PCTT e outra com a DESCRIÇÃO, que é o assunto referente ao código numérico.
**8. Descrição:** Este campo, que não se confunde com a descrição do código do PCTT, de preenchimento obrigatório se destina a informar o assunto principal do documento. O usuário deve utilizar palavras-chave que facilitem a futura recuperação do documento em um sistema de buscas.Ex: Férias do Servidor xxxx.
**Obs.** Embora sejam de preenchimento obrigatório, alguns modelos podem não apresentar os campos CLASSIFICAÇÃO e DESCRIÇÃO habilitados para preenchimento, uma vez que tais dados já foram atribuídos aos referidos modelos quando de sua criação no SIGA-Doc.
Em caso de dúvidas quanto à **CLASSIFICAÇÃO e/ou DESCRIÇÃO**, contate o setor responsável no seu respectivo Órgão.
**9. Entrevista (Elaboração do Documento):** É o conteúdo do documento a ser inserido. Ao se colar textos copiados diretamente do processador de texto, como Word, alguns aspectos da formatação podem se perder. Caso o texto seja muito extenso, o bloco de notas pode ser utilizado como intermediário. Para tanto, cole o texto no bloco de notas e, em seguida, cole parágrafo por parágrafo no editor do SIGA.A imagem a seguir ilustra a tela de entrevista do modelo de Requerimento de Auxílio-Transporte.Os campos a serem preenchidos pelo usuário na fase de elaboração de um novo documento são específicos para cada tipo/modelo documental.
**10. Tamanho da Letra:** (Pequena; Normal; Grande). O tamanho selecionado será adotado em todo o texto. Caso o documento seja criado em duas páginas, constando apenas o nome do subscritor na segunda folha, este campo poderá ser alterado pelo desenvolvedor do modelo a fim de se possibilitar o ajuste. Em alguns casos, as configurações de segurança do navegador impedem que o editor de texto do SIGA-DOC acesse os dados da área de transferência de forma automática, sendo necessário que o usuário utilize a caixa de transferência:D:\Pictures\colar.png
**11. OK / Ver Documento / Ver Impressão:** o botão OK permite ao usuário salvar a edição de um documento. Após o **OK,** o documento ganhará um número provisório **TMP-9999999** e, na condição de Temporário, ainda poderá ser editado ou excluído. D:\Pictures\ok.png A opção VER DOCUMENTO exibe uma visualização prévia do documento de acordo com o preenchimento dos campos estabelecidos na entrevista.Para visualizar o documento gerado em formato PDF acesse a opção VER IMPRESSÃO:
**12. Formato Digital / Físico** A versão 6.0 do SIGA-Doc, de abril de 2018, estabeleceu o formato digital como padrão para a produção da maioria dos tipos documentais. Excepcionalmente, alguns modelos ainda permitem a sua produção no formato físico para que possam ser assinados manualmente.Nesses casos, é necessário selecionar a opção Físico para a produção do documento e, ao final, clicar em Registrar a Assinatura Manual.
#### Finalizar
Somente quando for finalizado, por meio da opção FINALIZAR, é que o documento ganhará o número permanente composto por:
* Órgão (Iniciais que identificam o Órgão integrado no sistema);
* Espécie (MEM, OFI, REQ, outros);
* Ano de criação (2018, 2019...);
* Número sequencial relativo à espécie, ano e órgão.
Ex.[**TRF2-MEM-2018/06118**](http://siga.jfrj.jus.br/sigaex/app/expediente/doc/exibir?sigla=TRF2-MEM-2016%2F04677)(**Ver item** [**Finalizar**](/siga-doc/principais-operacoes.md#finalizar))
#### Assinar
Para concluir a elaboração de um documento, o subscritor indicado deve assiná-lo digitalmente. Após ser assinado, o documento poderá ser então movimentado. Obs. O Siga permite que um documento EM ELABORAÇÃO (TMP) seja assinado sem que o mesmo seja antes finalizado, bastando, para tanto, clicar no botão ASSINAR. Assinar TMP
### Observação sobre data de assinatura:
Após ser finalizado, o documento ganha uma numeração definitiva e uma data.
Porém, após a assinatura, a data do documento pode ser alterada, caso seja assinado em data posterior à data de finalização, visto que o sistema atualiza a data do documento, conforme a data em que se efetiva a assinatura. Portanto, não é possível assinar um documento com data retroativa.
