Criando um documento
Novo Documento (Elaboração)
Criar
Para criar ou capturar um documento, clique em NOVO DOCUMENTO na página principal, conforme imagem abaixo:
Selecione o tipo documental na caixa MODELO, ou digite o assunto do documento a ser criado no campo PESQUISAR MODELO.
Cada tipo documental (aqui, denominado modelo) apresenta campos específicos para a sua produção.
O exemplo abaixo apresenta a tela de edição para produção do modelo MEMORANDO:
1.Modelo: caixa para seleção do tipo documental a ser produzido.
2.Data: indica a data de produção do documento. Caso este campo não seja preenchido, será atribuída, de forma automática, a data em que o documento foi finalizado.
3.Acesso: determina critérios para acesso ao documento:
Público – todos podem visualizar o conteúdo do documento.
Limitado ao órgão – todos os usuários lotados no órgão específico onde o documento foi criado podem visualizá-lo.
Limitado de pessoa para subsecretaria – somente o subscritor e a lotação destinatária podem visualizar o documento.
Limitado de subsecretaria para pessoa – somente a lotação subscritora e a pessoa destinatária podem visualizar o documento.
Limitado entre lotações – somente as lotações do subscritor e do destinatário podem visualizar o documento.
Limitado entre pessoas – somente o subscritor e destinatário podem visualizar o documento.
Se o nível de sigilo não for atribuído, o documento assumirá o padrão de acesso PÚBLICO.
1.Subscritor: responsável pela assinatura do documento. O nome do usuário informado neste campo será impresso ao final do documento.
Como padrão, o sistema apresenta o nome do cadastrante do documento como seu subscritor, mas este campo pode ser alterado para contemplar os casos onde o cadastrante esteja criando um documento que será assinado por outra pessoa.
O Siga permite que o documento seja assinado por mais de um subscritor. (Ver item –Incluir Cossignatário).
Caso o usuário não saiba o número da matrícula do subscritor, basta clicar na pequena caixa auxiliar ao lado da matrícula, como indicado na imagem abaixo, e digitar o nome da pessoa ou parte de seu nome. O Sistema apresentará, então, uma relação de usuários com o termo informado, bem como suas respectivas matrículas, lotação e função ocupada.
4a) Substituto: nos casos em que o subscritor esteja substituindo outro, ao marcar esta opção, aparecerá um novo campo, onde poderá ser informado o nome do titular.
4b) Personalizar: permite alterar a Função; Lotação; Localidade e Nome do subscritor. Este campo deve ser preenchido caso se deseje exibir a função, lotação, localidade ou nome do subscritor de forma diferente daquela cadastrada no sistema.
Por padrão, o SIGA busca os dados cadastrados. Assim, se o campo não for preenchido, serão exibidos os dados, conforme cadastrados. Esta opção é utilizada, por exemplo, nos casos em que o subscritor atue também em outra função diferente da cadastrada, ex.: Juiz convocado, Presidente da Comissão XXXXX.
Para omitir a informação referente à função, lotação, cidade ou nome, preencha o respectivo campo com a expressão  .
5 – Destinatário: deve ser informado o nome do órgão ou nome/matrícula do destinatário do documento. Por padrão, aparece ÓRGÃO INTEGRADO, mas existem as opções: MATRÍCULA, ÓRGÃO EXTERNO e CAMPO LIVRE.
Órgão Integrado: para selecionar uma lotação de um Órgão que esteja integrado ao sistema;
Matrícula: para selecionar uma matrícula de um usuário pertencente a um Órgão integrado ao sistema;
Órgão Externo: para selecionar um órgão cadastrado na tabela de órgãos externos;
Campo Livre: para preenchimento quando o destinatário não constar em nenhuma das outras opções.
Obs. Caso o usuário tenha a necessidade de cadastrar outro órgão não previsto no Sistema, deverá entrar em contato com o Administrador do SIGA-DOC.
6. Preeenchimento Automático: funcionalidade usada para salvar o modelo de um documento que seja rotineiramente produzido e que o usuário queira manter para facilitar sua reprodução.
Para utilizar esta funcionalidade, o usuário deve preencher e verificar todos os campos da tela e, antes de clicar no botão OK, deve-se selecionar a opção ADICIONAR.
O sistema solicitará um nome para esse preenchimento automático e criará o modelo, que ficará disponível para todos os usuários da mesma lotação.
Assim, sempre que o modelo for acessado, todos os campos do documento serão recuperados automaticamente, cabendo ao usuário fazer os ajustes necessários para o novo documento. Estão disponíveis, também, as opções: ALTERAR e REMOVER o Preenchimento automático.
Cabe ressaltar que o modelo do preenchimento automático fica disponível apenas para a lotação do usuário que o criou.
Sugere-se avaliar a possibilidade de os modelos do preenchimento automático serem produzidos efetivamente como tipo documental no Siga-Doc.
7. Classificação: neste campo, deve ser informado obrigatoriamente o código da classificação documental. A classificação tem a função de informar o assunto do documento e o seu prazo de guarda.O Sistema disponibiliza a PESQUISA DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL, que permite ao usuário selecionar a classificação mais adequada ao conteúdo do seu documento.
A pesquisa pode ser feita por PALAVRA-CHAVE, ASSUNTO, CLASSE, SUBCLASSE e ATIVIDADE.Exemplo: para classificar um documento sobre férias, preencha o campo de busca com a palavra “férias”. O sistema buscará todos os códigos referentes a “férias”. Para concluir, basta selecionar o número do código da classificação, conforme imagem abaixo.
O quadro de PESQUISA DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL apresenta uma coluna com o CÓDIGO estabelecido no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal – PCTT e outra com a DESCRIÇÃO, que é o assunto referente ao código numérico.
8. Descrição: Este campo, que não se confunde com a descrição do código do PCTT, de preenchimento obrigatório se destina a informar o assunto principal do documento. O usuário deve utilizar palavras-chave que facilitem a futura recuperação do documento em um sistema de buscas.Ex: Férias do Servidor xxxx.
Obs. Embora sejam de preenchimento obrigatório, alguns modelos podem não apresentar os campos CLASSIFICAÇÃO e DESCRIÇÃO habilitados para preenchimento, uma vez que tais dados já foram atribuídos aos referidos modelos quando de sua criação no SIGA-Doc.
Em caso de dúvidas quanto à CLASSIFICAÇÃO e/ou DESCRIÇÃO, contate o setor responsável no seu respectivo Órgão.
9. Entrevista (Elaboração do Documento): É o conteúdo do documento a ser inserido. Ao se colar textos copiados diretamente do processador de texto, como Word, alguns aspectos da formatação podem se perder. Caso o texto seja muito extenso, o bloco de notas pode ser utilizado como intermediário. Para tanto, cole o texto no bloco de notas e, em seguida, cole parágrafo por parágrafo no editor do SIGA.A imagem a seguir ilustra a tela de entrevista do modelo de Requerimento de Auxílio-Transporte.Os campos a serem preenchidos pelo usuário na fase de elaboração de um novo documento são específicos para cada tipo/modelo documental.
10. Tamanho da Letra: (Pequena; Normal; Grande). O tamanho selecionado será adotado em todo o texto. Caso o documento seja criado em duas páginas, constando apenas o nome do subscritor na segunda folha, este campo poderá ser alterado pelo desenvolvedor do modelo a fim de se possibilitar o ajuste. Em alguns casos, as configurações de segurança do navegador impedem que o editor de texto do SIGA-DOC acesse os dados da área de transferência de forma automática, sendo necessário que o usuário utilize a caixa de transferência:D:\Pictures\colar.png
11. OK / Ver Documento / Ver Impressão: o botão OK permite ao usuário salvar a edição de um documento. Após o OK, o documento ganhará um número provisório TMP-9999999 e, na condição de Temporário, ainda poderá ser editado ou excluído. D:\Pictures\ok.png A opção VER DOCUMENTO exibe uma visualização prévia do documento de acordo com o preenchimento dos campos estabelecidos na entrevista.Para visualizar o documento gerado em formato PDF acesse a opção VER IMPRESSÃO:
12. Formato Digital / Físico A versão 6.0 do SIGA-Doc, de abril de 2018, estabeleceu o formato digital como padrão para a produção da maioria dos tipos documentais. Excepcionalmente, alguns modelos ainda permitem a sua produção no formato físico para que possam ser assinados manualmente.Nesses casos, é necessário selecionar a opção Físico para a produção do documento e, ao final, clicar em Registrar a Assinatura Manual.
Finalizar
Somente quando for finalizado, por meio da opção FINALIZAR, é que o documento ganhará o número permanente composto por:
Órgão (Iniciais que identificam o Órgão integrado no sistema);
Espécie (MEM, OFI, REQ, outros);
Ano de criação (2018, 2019...);
Número sequencial relativo à espécie, ano e órgão.
Ex.TRF2-MEM-2018/06118(Ver item Finalizar)
Assinar
Para concluir a elaboração de um documento, o subscritor indicado deve assiná-lo digitalmente. Após ser assinado, o documento poderá ser então movimentado. Obs. O Siga permite que um documento EM ELABORAÇÃO (TMP) seja assinado sem que o mesmo seja antes finalizado, bastando, para tanto, clicar no botão ASSINAR. Assinar TMP
Observação sobre data de assinatura:
Após ser finalizado, o documento ganha uma numeração definitiva e uma data.
Porém, após a assinatura, a data do documento pode ser alterada, caso seja assinado em data posterior à data de finalização, visto que o sistema atualiza a data do documento, conforme a data em que se efetiva a assinatura. Portanto, não é possível assinar um documento com data retroativa.
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